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經濟日報報導: 組織溝通》焦點討論法 ORID四部曲

作者:經濟日報/陳珮馨 / Ms. Chen Pei Hsin
9/13/2006

走進中華人力資源管理協會主辦的「訓練發展俱樂部」,洋溢一片溫暖氣息,輝瑞大藥廠人力資源部經理狄家葳開放5分鐘,要大家站起身,交換姓名、最近的心情、參加活動的原因、想帶著哪些收穫回家?

巧妙的設計,讓所有人忽然活躍起來,紛紛交換名片,就像許久未碰面的朋友。這一堂的主題是「焦點討論法」,席間全是人力資源專業人員,開放智慧引導科技公司總經理許逸臻擔任引導人。

眼看所有人坐定,許逸臻邀請大家把桌椅搬開,利用空間排好一圈椅子,又請十位自願者入座,燈光一暗,放起「蟲蟲危機」,當場變成一場電影欣賞會。

片中,成千上萬的螞蟻辛勤貯糧,只有飛力,一隻聰明、有創意螞蟻,得意地試用新機器,卻不小心闖大禍,弄翻了一整季的食物,很快地,蚱蜢集團就要來催討「貢物」了……。

短短15分鐘,大家還回味著動感片段,許逸臻切停影片,開燈,詢問大家「印象最深的片段」。

順著大家的回憶,許逸臻進一步追問:「你最能體會誰的心情?」有人最能體會站在一旁鼓勵螞蟻搬運的索尼;有人透過飛力,聯想到組織變革時,有創意的人不一定能獲得理解。

焦點討論法 四層次

精簡的情節,透過大夥的分享,一下子豐富了起來。結束影片分享,許逸臻才解釋這一段活動,如何呼應了「焦點討論法」的精神。她提出焦點討論法的四個層次:

第一步,引導人要帶領參與者發掘客觀的事實(Objective),透過觀察,大家可以了解事實,不過,也會發現每一個人記得的片段,都略為不同。

第二步,則要引導參與者,透過討論的材料,分享自身感受(Reflective)。例如,詢問大家,影片哪一幕讓你哭、哪一幕覺得可笑,透過片中的人物、情節,談出心中感受。

下一步,引導人丟出問題,鼓勵大家呈現多元觀點(Interpretive)。因此,許逸臻要大家,嘗試體會片中人物的心情,透過模擬、聯想,來揣測對方遇到的實地情況。

最後一步,才是作決定(Decisional),討論對未來的影響、後續的效果為何。

許逸臻稱這一系列為ORID,就像是一個人消化、吸收知識的過程,透過一層層的引導,可以協助團隊,分享每一位參與者的想法,或是合力激盪出新創意,一起解決棘手的難題等。

過程 最能凝聚團隊共識

ORID強調的是「過程」,不一定等於最終決策,但卻能呈現出,討論過程的豐富看法,協助團隊步調同一、凝聚共識。

這也是一般公司,最常忽略的一環。尤其,公事公辦的場合,往往忽略了感受的層面,於是,開會到一半,突然有人起身,摔門走出去,大家還搞不清楚,到底他在生什麼氣。

或是在時間壓力下,省略了許多步徑,例如,公司的市占率掉了一半,主管召開會議時,立刻就跳到最後一步,也就是速下決策的D。但是,跳過ORI,卻可能埋下不定時炸彈。

不過,唯有開放討論的場合,才適合端出ORID。許逸臻說,如果「答案」已知,或是決策已定,千萬別開展焦點討論法,否則就是找大家來背書,反而造成反效果。

當然,討論的材料可以相當多元,端視每一次的討論議題,如果是談公司策略,最好分發財務報表、競爭力分析,讓參與者事先閱讀,先吸收相關的客觀事實,才能真正進入分享。

引導人 討論的靈魂人物

合適的場地,也是關鍵元素,「空間是你的朋友」,許逸臻指著現場圍成一圈的椅子,提醒大家空間也很重要。

不過,焦點討論法的靈魂人物,還是穿針引線的「引導人」。身為台灣第一位通過國際認證的專業引導師,許逸臻懂得適時提問、拿捏介入時機,「沒有不對的答案,只有更好的問題。」她說。

隨著個性差異,引導人的風格,也是千變萬化,沒有好壞差異,許逸臻自稱為「表現型」,同為引導人的老公,就屬於「分析型」,但不管是哪一型,都必須掌握後續處理的能力,懂得帶領大家天馬行空,也要懂得及時收斂。

長期運用ORID、帶領團隊腦力激盪的狄家葳表示,這一套方法可以用在千百種場合,不管是職場訓練、暖身活動、好友慶生會,不管如何,先前準備都是關鍵,設想愈充分、臨場的引導也將愈流暢。

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