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開放空間激發創新後記

作者:許逸臻, CPF / Laura Hsu, CPF
11/29/2006

創新是近年來在台灣及世界受到高度關注的課題。進到各個書店,架上的書刊封面故事多以創新的企業或人物的做為吸引讀者的敲門磚。報章雜誌四處尋找創新的典範,紀錄他們成功的故事與典範。對高科技業而言,創新是活命的血液,但是對成熟的產業來說,創新同樣重要。例如奇美與裕隆,都運用了製造服務的在地優勢,成為台灣產業創新的典範。創新力不只被用在評估企業的表現,也用在領導人士不是能夠有洞見的創新能力(Forward-thinking visionary innovation),以及有沒有膽識帶領公司往他預見的方向走,是企業能不能展現爆發力及成長力的關鍵。

開放空間大師哈里森•歐文在<<開放空間激發創新>>的巡迴演講當中,帶來關於創新的新觀點。從問一些關鍵性的問題開始,哈里森帶領大家思考創新的泉源與理由。例如:為什麼要創新?創新要付出什麼成本?為什麼不要創新?什麼樣的環境能夠促進創新?如何運用開放空間(Open Space)的方法在組織中激發創新?

這次北中南三場演講,哈里森•歐文演講中點出的關鍵有:

  • 創新(Innovation)不是漸進式的改變(Incremental Change): 漸進式的改變(或稱改善)在組織中也扮演重要的角色,但創新帶來的是令人說「哇」的轉變(The “WOW” factor),因為它的出現可能觸動整個組織、產業、市場的不同。

  • 創新是有代價的:創新對於組織會造成各種程度的痛苦。對於組織的成員,新的作法與大幅的改變會帶來不舒服,改變當中用掉的資源會讓整體利潤減少,同時會體驗到系統混亂的時刻;這也是組織要能調節創新與次序的挑戰。哈里森指出:哈佛醫學院管理的醫院,在醫療服務上持續產生最多的創新,但一度面臨停擺的命運,因為財務上產生不了利潤。

  • 創新會產生混亂(Chaos):因為創新打亂了既有的次序、規則與假設,所以有時候壓抑創新的反而是想要事情井井有條的經理人。

  • 創新從來不會照計畫的時間出現:哈里森舉了盤尼西林、3M利貼等例子,提示出光是做計劃是沒有辦法促成創新的出現的。

  • 創新的源頭:觀察創新的發生,會發現創新來自於邊緣(Fringes)、反常的現象(Anomalies)、在腦裡嘮嘮叨叨的問題(Nagging Question),很少來自於主流的系統。

那麼,如何在組織需要的時候促成創新?既然創新不會依照計畫中的時間出現,而且又不會來自於主流的系統,組織當中的我們如何促成創新呢?對於創新,我們要的可不只有好的想法(Good idea)我們需要的是可實踐的想法(Implemented ideas)哈里森開玩笑的說,除了等著閃電打中我們產生靈光一現之外,此時就是開放空間科技(Open Space Technology)可以幫得上忙的地方了。

適合運用開放空間的時機有這些前提:

  • 面對真實經營的課題,與你我未來真實相關的

  • 複雜度很高,不是簡單的一兩個焦點討論一下就可以找到答案的

  • 多元性很高:要讓它成真,牽涉到各種多元的背景跟觀點

  • 充滿熱情與衝突性:會起衝突的議題表示有許多熱情在場域裡面找不到空間抒發,衝突往往是我的熱情撞上了你的熱情所發生的。熱情是開放空間的燃料。而衝突越多代表熱情越高。

  • 急迫性高:早就需要找到答案了,可是還懸在那兒。這種急迫性就好像鍋裡已經煮了一堆水,等著把材料煮熟的樣子。

這次演講也有從未接觸過開放空間會議方式的朋友們,所以大師簡單地描述了開放空間是怎麼運作的:

  • 邀請每個關心這件事的人!只要夠關心,她們就會找到方式去讓事情發生。

  • 圍坐成一個圓圈。圓是溝通的圖形,坐成一個圓,人們自然進入溝通的場域。

  • 創造一個佈告欄。就像市集當中想來買賣的兩方會先登記一番,開放空間當中佈告欄的作用就是找到有興趣的召集人與參與者。

  • 打開一個言論市場:讓大家在這個市場中運用雙腳法則與四大原則去發酵與運作。

  • 最後,彙整成接下來的行動重點,此刻自然而然地,參與者會說─讓我們投入去工作吧!

台下的人張大眼睛,大師笑著說,「真的,就這麼簡單!!」為了讓大家相信在實務面的應用,他舉了AT&T在一九九六年運用開放空間完成奧運專案中的挑戰的故事(詳閱<<開放空間科技引導者手冊>>一書),讓大家感到開放空間促成團隊創新完成不可能的任務的魔力。
演講之後大師親切與參與者互動,從參與者提出的問題當中對於開放空間激發創新也開展出實務的面向。常見的問題如下,大師也從世界各地的經驗一一解答:

  • 為什麼創新的起源會是混亂極端的開始呢?可以說明其原因嗎?

  • 最近利用OST帶領一個非營利組織的創新workshop,後來發現大家提出來的創意(idea)都不是很有創意,問題可能是發生在哪裡?

  • 開放空間方式的使用限制為何?例如哪些「議題」或「情況」不適用?請問開放空間有它的限制嗎?

  • 請問開放空間所主張的四大原則,其背後形成的原因及基本信念為何?四大原則的設計理由(or背後假設)?

  • 開放空間的討論方式,似乎是放任討論者天馬行空的暢所欲言,這樣的方式是否很容易流於閒聊且毫無結論。如何在討論時防止流於毫無建設性的閒聊。

  • 開放空間會議進行中,參與者如果發生激烈衝突(兩個部門之間),如何處理?

  • 開放空間技術中,主張雙腳法則,成員一旦覺得對某一議題沒興趣,即可走開並到另外的議題,請問歐文先生在過去20年帶領開放空間的經驗裡,如果遇到成員不好意思走開,請問當下您會如何處理?

  • 開放空間與一般開會最大差異為何?

  • 開放空間與腦力激盪的模式的差異性為何?

  • 對於思想保守,習慣於墨守成規,且不擅於表達者,如何運開放空間,在短時間內做大改變?請具體說明之。

  • 老闆自己也能引導開放空間會議嗎?誰比較適合?

  • 「開放空間」引導方式,在您多年經驗當中,是否需因國情、民族、文化而做引導方式改變與修飾?

大師的答案充滿智慧與實務的可行性,將在下一期的電子報中整理給大家分享。
台灣的下一場仗,需要再行銷,品牌,設計上的創新,也需要到第一線去接觸終端顧客,探知市場真正的需求,開發自己的規格。這些牽涉到的就不只是有創造力的個人,還需要有創意的團隊和能創新的組織。個人創造力是可以學習的,而組織的創新除了思考怎麼做之外,就看是否能運用開放空間創造出可以滋養創新的組織環境。

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