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(人才資本雜誌報導)教育訓練,不再是沈悶代名詞

作者:吳相 / Wu Shun
2/1/2006

焦點討論•心智圖法•體驗式學習

「訓練發展」是人力資源工作者最重要的任務之一,好不容易招募到「對」的員工,接下來的挑戰,就是要透過不同的訓練手法,協助員工發展潛力,才能在工作崗位上發揮所長。

不過,光是企業人資部門一頭熱推出系列課程還不夠。要提高員工的學習熱情,傳統黑板授課早已過時,人資工作者必須往上升級,運用多元的訓練手法,才能協助員工突破限制、邁入新境界。

所有訓練方式僅是「手段」,最終目的仍舊要回歸於「人」,才能發揮功效。以下介紹的幾種訓練手法,希望能為人資工作者推開一扇窗,透過多元的訓練觀點,提供再出發的元氣。

多元訓練手法1---ORID焦點討論法

激發多元觀點,凝聚團隊共識

企業每天忙於業務運作,主管階層更要面對一連串的決策壓力,少有時間靜下心,聆聽一般員工的深層心聲,如此很容易埋下「不定時炸彈」的種子。例如開會開到一半,突然有人站起身大聲甩門出去,大家卻一頭霧水,不知他到底在生什麼氣。

著重多元觀點的「焦點討論法」,剛好能補足這一環。透過引導人的專業技巧,營造輕鬆的討論情境,讓員工說出心裡的話,雖然不一定得做出最終決策,卻能透過豐富的討論過程,協助團隊步調統一、凝聚共識。

焦點討論四部曲

開放智慧引導科技公司總經理許逸臻,在中華人力資源管理協會的 「訓練發展俱樂部」上,撥放15分鐘的「蟲蟲危機」影片,接著分從ORID (Objective、Reflective、Interpretive、Decisional) 4大步驟,親自示範焦點討論法的實地應用。

當影片停止播放後,許逸臻立刻詢問大家「印象最深的片段?」可能是某個人物、一句話、一幕畫面,或是讓你好奇、忍不住噗嗤一笑的情節?這是ORID的第一步驟發覺客觀事實 (Objective),透過大家的腦力激盪,一起透過最直接的觀察、回憶,拼成一幅完整的事實圖像。

順著大家的觀察,許逸臻接著請大家藉著片中的人物、情節,分享自身感受 (Reflective)。譬如:為什麼某一幕讓你哭泣、或是讓你開懷大笑?這就是ORID的第二步驟,藉著影片為線索,聆聽每一位參與者的心聲。

ORID的第三步驟,則是持續運用提問方式,鼓勵大家透過模擬、聯想力,提出多元觀點 (Interpretive)。當許逸臻詢問:「你最能體會誰的心情?」時,台下有人最能體會站在一旁鼓勵螞蟻搬運的索尼;有人則透過飛力,聯想到推動組織變革時,滿富創意的人卻不一定能獲得理解。

走過一連串的引導問答,最後才是ORID的第四步驟:下決策(Decisional),也就是運用先前的分享,討論對於未來的影響、後續效果等。4大步驟就像是一個人的消化、吸收知識的過程,不但能聽到每一位參與者的想法,還能合力激盪新創意,解決棘手難題。

掌握提問技巧 拿捏介入時機

實施焦點討論法時,穿針引線的引導人很重要,通過國際認證專業引導師的許逸臻表示,「沒有不對的答案,只有更好的問題。」引導人必須懂得適時提問、拿捏介入時機。

焦點討論法的材料很多元,端視每一次的討論議題、如果是談公司策略,可能就要發下財務報表、競爭力分析,請大家提前2小時讀完,先吸收相關的客觀事實,才能真正進入分享。

長期運用ORID、帶領團隊腦力激盪的輝瑞大藥廠人力資源部經理狄家葳表示,不管是職場訓練、暖身活動、好友慶生會、不管如何,先前的準備都是關鍵,設想愈充分、臨場的引導也將愈流暢。

不過,唯有開放討論的場合,才適合端出ORID。許逸臻強調,如果「答案」已知、或是決策已定,千萬別運用焦點討論法,否則等於找大家背書,將會造成反效果。

多元訓練手法2 ---心智圖法

創造力升級,溝通力倍增

一整年教育訓練辦下來,員工到底吸收多少?不妨運用源於英國腦神經大師Tony Buzan的「心智圖法」(Mind Mapping),協助員工強化個人的聯想力、注意力和記憶力,甚至還能成為絕佳的溝通手法,瞬間拉近人與人的距離。

博士博數位人力資源部總經理方至希在「訓練發展俱樂部」上,透過心智圖法展現一場精彩的自我介紹。她先秀出一張彩色的大臉,笑臉周圍畫上一條條曲線,線上寫著神祕數字,往外不斷延伸而去。

「猜猜看數字意思?」方至希暗示,整張圖就是代表她自己,原來安靜的氣氛,立刻活躍了起來,從年紀多大、有幾個孩子、一直猜到換過幾份工作,輕鬆的問答過程中,講師的背景生平,順著一條曲線分支,深刻地印入每位學員腦海。

發散式思考 活化右腦潛力

方至希解釋,心智圖法透過一張紙,一條條自由揮灑、彎曲的線條,幫助人們激盪腦力,增強聯想力、注意力和記憶力。不管任何主題,先寫進中央的圈圈,接著從右上角開始,畫出最主要的序念(大分支),序念又畫小序念(小分支),就像樹枝分岔一樣,一路延伸而去。

例如,主題為自我介紹時,笑臉代表自己,第一條序念代表「家庭」,接著2條分岔線,一條代表親愛的老公,另一條代表孩子,接下來2條小序念,分別暗示2個孩子年紀。

按著順時鐘方向,序念輪番代表「個人」、「專業」、「未來」等等,每一條序念背後,接著畫一大組序念線,延伸成樹枝形狀,就像人的大腦形狀,每個區塊代表不同意義,最後拼成完整圖像。

「色彩」尤其重要,可以使用對比顏色,代表不同的概念,同時搭配線條粗細、字體大小、立體感等,來凸顯焦點;各種關鍵字、符號都要標示清楚,字和符號要寫在線條之上。

完工後的心智圖,有點像Q版漫畫、塗滿五顏六色,心智圖法的奧妙也在此。方至希表示人們從小到大,習慣按著時間先後,進行線性的思考,就像每天開車往返公司,怎麼走都是同一條路,早就喪失想像力了。

長大後,職場總是強調分析、邏輯、文字等左腦功能,重視直覺、視覺和空間感受的右腦,反而被束之高閣。心智圖法正好幫助人們,讓圖形、顏色、發散式的聯想力,走入怠工已久的右腦世界。

趣味盎然 開啟溝通大門

「聯想力是創造力的基礎,」方至希建議,企業不妨透過心智圖法,訓練員工發散式思考,順著每一條序念往下畫時,很自然就展開腦力激盪,增強聯想力和創造力。會議報告時,心智圖法也能代替傳統的Power Point,透過活潑的圖像、色彩、符號,讓聽眾迅速吸收、記憶。

心智圖法也是「開啟溝通大門」的好機會,例如,業務員第一次拜訪客戶,拿出一張色彩繽紛的圖案,往往能吸引客戶注意,順著活潑的線條、符號一路解釋,不但成功博得客戶興趣,也順利將產品介紹出去。

不過,心智圖法也有限制,需要高度邏輯、嚴謹的材料,就不適合用圖形表達。例如授課大綱,時間管理或是專案管理等,還是要回歸傳統工具;聆聽演講時,由於難已掌握演講者容易跳躍式表達的思緒,也不適合當場畫圖;至於公司會議,方至希笑著提醒,萬一老闆無法接受,就千萬別嚐試了。

多元訓練手法3 ---體驗式學習法

寓教於樂,從做中學

遍數常件的教育訓練手法,最有趣的就是「體驗式學習法」了。不管是室內的小遊戲、或是戶外的登山溯溪,體驗式學習發揮「做中學」的精神,大家玩得渾身大汗,忍不住開懷大笑,絲毫嗅不出「訓練」的味道。

不過,光是懂的團康技巧,營造好玩、有趣的團體活動還不夠;如何帶領員工走進深層的心靈思考,才是體驗式學習的最大挑戰。IDEA探索教育發展機構教育總監潘蘭心專攻課程設計與特殊教育,也是國內從「教育」角度,投入體驗式學習的第一人。

用生活語言取代複雜概念

「我們努力把複雜的概念,轉化成生活語言,」潘蘭心一句話,點出體驗式學習的精隨。企業常使用概念性的字眼,來描述企業策略、遠景等,但卻很難真正化為具體行動,落實到每一位員工身上;這時,體驗式學習就能發揮極大功效。

潘蘭心舉例,3年多前一家汽車廠商,舉辦一連串的訓練課程,希望把「關懷、速度、創新」的核心價值,落實到第一線的服務廠商,卻屢遭失敗。於是,潘蘭心透過訪談該公司,瞭解其需求後,設計2天1夜的體驗式活動。其中一場「傳球」遊戲,引導師拿出一大堆道具,包括可愛的布偶、氣球、噁心的死雞、鱷魚等,要求大家要用最快的速度傳送。

傳到噁心的「死雞」時,大家不自覺得放慢速度,引導師立刻介入,提醒大家:「若他是我們的客戶該怎麼辦呢?」等到大家都熟練了,引導師突然收回道具、換上一顆「雞蛋」,大家只好更小心翼翼,才不會讓雞蛋落地。

原來貼在牆上,標語似的「關懷、速度、創新」,透過一連串的活動,深深的烙印在員工心中,回到工作崗位時,更能運用於客戶服務,公司的整體績效也隨之提升了。

除了落實企業價值,體驗式學習應用極廣,從新人訓練、團體建立、願景規劃,一直到高階主管凝聚共識、新年度策略等,都可以透過客製化設計,把僵硬的管理語言,都變成一系列的體驗式活動

引導師角色吃重

然而,體驗式學習不論怎麼設計,「冒險」是共通的特質。不管是站在3公尺高的柱子上、狠狠往前一跳抓住毛巾,或是在公司同事面前、緩緩道出內心想法,都需要極大勇氣。潘蘭心解釋,人們離開安全環境、朝著冒險的事物走去時,才能突破過去的自己。
但是光有冒險不行,還要加上團隊的支持,才能幫助每一位參與夥伴,放心迎向未知的自己。因此,帶領團隊的引導師很重要,必須善於掌握團隊情緒。IDEA探索教育發展機構訓練總監許志成,便將引導師的角色分成4大層次:

首先,引導師是「教導者」,協助學員了解活動流程,接著則是一為「引導者」,協助大家投入體驗式活動。引導師必須觀察情況,當團隊逐漸運轉時,引導比例將隨之調高;若是動力不夠了,則要適時提高教學比例。

引導師還要扮演「教練」角色,提供學員良好示範。如分享意見時,呈現專心聆聽、真誠接納的態度等。最後,引導師還必須是一位「支持者」,能夠引導全體學員一起付出關懷,為同伴加油打氣。

一位稱職的引導者,懂得觀察團隊情況,順勢再教導、引導、教練、支持4種角色中切換自如。許志成提醒,引導師還要懂得「放手」,讓每一位學員站在鎂光燈焦點,自己則要退居幕後,甚至化為「隱形人」,才能真正靜下心,感受團隊的氣氛起伏。

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