無標題文件
     
  關於出版
  引導相關
  團隊與領導
  開放智慧電子報
  關於我們的媒體報導
  引導方法
 
目前位置:首頁 > 專題文章 > 引導方法
RSS
 

學校沒教的主管必修課─引導Facilitation

作者:許逸臻, CPF / Laura Hsu, CPF
7/13/2011

最近接到一個客戶的電話,希望我能夠對她們公司常需要主持會議的主管,教授引導方法。我問說,你們觀察到甚麼目前會議現況?她說:「…會議中參加的人沒有聲音,會議主持人不知如何讓參與的人說說想法,流於形式沒有實質的開放性的討論出來。觀察到的現象如:會議主持人用80%的時間講自己的想法,他講半天人家講一句,而非引導團隊形成共識;問句都問封閉型問題。最近用網路問卷調查關於會議,果然大家FEEDBACK都不好。初步探詢大家的學習意願,會議主持人都有意願學習新方法,改變會議做法。」
我又問,這些現象造成了公司哪些的問題?她說,問題可大了,主要有三個:

1. 決策品質與執行:

會議現況造成的問題包含會議會做出愚蠢的決定、都問YES NO問題都問不出真正的觀點和想法、直接用自己的想法匆匆忙忙做決定,沒有引導大家講。又由於我們的成員執行力很強,就算會議中結論的決策是錯誤的,也很徹底的去執行。

2. 團隊績效:

會議引導技巧不佳的團隊,會陷在一種輪迴裡面,假設沒有更高階主管定期干預與介入,一段時間團隊績效就會掉到谷底。

3. 時間管理:

對開會的觀念,部分還停留在當兵的觀念,做不好就開會開死你。不去追求縮短時間,好整以暇慢慢談,成績越差就開越久。

這只是我許多客戶的心聲之一,我想每個公司會有不同的現況與相關的困擾,然而這個個案凸顯了引導是主管必備的能力,因為只要跟團隊一起工作,就需要學習運用各種引導技巧,讓團隊的思考、溝通與決策,能夠有架構有方法根據流程進行。既然這麼需要,為什麼並非人人都能上手呢?就我的觀察,有幾個原因:

一、主管扮演的多重角色


主管常扮演三個重要的角色推動組織的運作(Manager/Leader/Facilitator),而這三個角色重視的價值觀不相同,所以在扮演的時候常常會讓成員感到困擾。擔任領導者時重視指出方向、激發熱情;而擔任管理者的時候重視效率並要求績效。擔任引導者時需要保持中立,並且在流程上先做思考與規劃。所以常常用管理者或領導者的價值觀,要做引導者的事情,就很難做好。
你可以試試:刻意與團隊成員說出自身角色的轉換,並且在很難中立引導的場合─例如你本身有強烈意見的議題,找其他會運用引導技巧的人來扮演引導者的角色。

二、公司並不存在參與的文化


環顧四周,好像沒有一個部門開會是期待大家高度參與與互動,讓心理對引導躍躍欲試的主管們也猶豫了起來,我能在我的公司這麼做嗎?
你可以試試:先從自己能力所及的小團隊開始,能夠讓大家開始參與討論並且激蕩想法,畢竟文化的營造也是慢慢累積與促進的。

三、「運用引導會比較花時間」的迷思

也有主管跟我們提過,工作上需要溝通決定的事項何其多,都用引導和參與的做法,不就會花更多的時間,想一想還是獨斷獨行比較快速。
你可以試試:許多事關重大的決策,成功與否是在執行。執行面相關的人,如果在決策形成的過程就高度的參與,產出的決策就更有可行性以及後續執行的持續力。如果省一時的時間,獨斷獨行,可能換來的是之後更多推不動的痛苦。

四、缺乏實際演練並非只是概念

有時候感覺現在的做法不當,也去坊間上了些會議的課程,聽到一些概念,但是從沒有學到實際的引導工具與方法,想改變也不知從何做起。
你可以試試:自己土法煉鋼慢慢摸索,或是可以從前人累積的經驗與方法中,迅速上手,提升團隊合作的效能。

作者為開放智慧引導科技股份有限公司總經理、IAF國際認證專業引導師(CPF, Certified Professional Facilitator)以及評審(Assessor)、曾任IAF國際引導者協會亞洲代表、編譯有「團隊成功的YES基因─肯定式探詢一點就通」、「開放空間科技/引導者手冊」、「誰說我們不能一起做決定—參與式決策引導者寶典」等書。

back