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國際性非營利組織的未來方向


緣起

X協會是一歷史悠久的國際性非營利組織。它在許多國家都有跨國的分會。台灣分會在經歷例行的理監事改選之後,依例要有第一次的理監事會議。以往X協會嘗試過不同的做法,以進行這類的會議。今年台灣分會想要透過這次的會議,來傳達這些國際總會所宣布的新的策略方向,並且在未來的工作重點上形成共識,給工作團隊一個明確可遵循的目標。

新的人新的事

此次會議不只理監事全體受到邀請參加,甚至連全體工作團隊都參加了。開放智慧團隊深入了解後發現,本屆新任的理監事中,有些對協會的事務很熟悉,有些則不然。原因是X協會的理監事都是廣從社會賢達中邀請,換血是有時會發生的事。第一次擔任理監事的人,自然對於會務不是那麼熟悉。由於會議只有一天的時間,要讓不熟悉的人,與不熟悉的事,都熟悉起來,成為了會議的一個挑戰。

相互了解的需要

與工作團隊深入了解後,發現有許多人對於未來X協會在社會上扮演的角色感到模糊或是困惑,這對他們的工作是很重要的,而且需要更明晰的定義。這成了會議的另一個挑戰,同時也是個潛在的突破點。工作團隊與理監事們平時的溝通機會不多,更有許多人希望利用這個機會溝通彼此的想法,以釐清原來在日常營運上需要對方解答的問題。

順利的暖身

綜合了所有了解到的重點,開放智慧團隊審慎的籌劃了這次的會議。在流程的設計上,儘量讓所有人都有機會不斷的與不同的人,就不同的主題談話,以達到短時間內充分交流資訊的效果。一開始的暖身進行得很順利。X協會的工作人員都是非常專業的社工,理監事們對於公益也都充滿了熱情。透過流程的幫助,從生疏到彼此融入的時間並不會太長。

意見的激盪與成形

到了討論協會未來的角色時,氣氛顯著地High了起來。不同的意見出現了,甚至在某些桌有了小小的對立,引發了許多以公益為出發點的精彩討論。延續早上的熱烈氣氛,下午的願景工作坊氣氛更High了。本來引導團隊還想多留些時間給後續行動規劃的部分,但是團隊的狀態顯示願景才是此次會議關注的焦點。於是下午大多數的時間都留給了願景工作坊。

願景的重要性

願景的重要性在工作坊的進行過程中突顯了出來。理監事來自社會各方,各有各對於事情的看法,當然工作團隊也有來自日常營運的觀察與立場。大家對於X協會的未來,時有形成共識的興奮,時有不同立場針鋒相對的討論。許多討論都深入到協會的使命與價值觀的層次,對目標的釐清與確認也都字斟句酌,毫不含糊。願景的每個要素形成時,引導者一一向工作團隊的領導人確認此要素夠不夠清晰,是否足以作為將來營運的依據,務求願景能夠與事後的工作有全然的連結。理監事們與工作團隊一起,完成了一次豐富紮實的願景共創過程。

感人的結尾

由於團隊對於願景工作坊的熱情,在工作坊結束時,所剩時間已不夠進行太多的行動計劃,而且眾人的精神在此時也已過了頂峰。結果,會議的結尾成了眾人分享個人對於願景的承諾的感性時刻。大家對於公益的熱情在這一天之內表露無遺,也都希望把這樣的熱情延續下去。這是一個又認真又會玩的團隊,因為就在會議之後,全體都在新任理事長的邀請之下,包下了一個餐廳的地下室,度過了盡歡盡興的一個晚會。相信這個優秀的團隊,必定能夠好好運用這個會議所帶來的人際連結與紮實共識,創造出心目中的理想未來。

 
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願景會議
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