研究機構的突破


緣起
X 是一個大型的研究機構,組織龐大,分工細密。雖然組織的主要研究方向,會在平常由重要的研究團隊領導人決定,然而組織內仍隱含著對於未來的憂慮氣氛。

由於 X 是一個半官方的機構,所以組織架構、研究方向與預算會受到限制。X 一直想要走出自己的道路,試圖想要減少對於政府預算的依賴,以及增加與民間機構合作而來的利潤。但在分工細密所帶來的合作斷層、民間大型企業研究團隊的領先優勢、大環境的不景氣等因素交錯的影響下,未來要怎麼走下去,X 急於在內部得到一個共識。


過程
X 過去的幾次策略會議都不是進行得很成功,因此承辦的人力資源部門擔憂內部對於召開此會議的反應不會很好。開放智慧的引導師對參與者進行訪談之後,發覺在組織先天的限制與巨大的業績壓力夾擊之下,組織內部有許多的憤怒情緒與無力感,以及認為無希望改變卻又渴求改變的感受。如同人力資源部門事前所擔憂的,有幾位重要的團隊領導人並不歡迎召開策略會議,甚至表明不願參加。開放智慧團隊雖感受到客戶人力資源部門所寄予的厚望,以及以引導方法進行的會議能夠為 X 帶來的改變,但又不十分確定此時是適合介入的時機。開放智慧團隊因此陷入兩難。

所幸,X 的領導人對於人力資源部門召開會議的想法非常支持,認為這時是要就未來幾年的發展討論出一個共識的時候。他對於其他主管有著非常大的影響力。在開放智慧的幫助之下,人力資源部門盡力安排了組織內部對於會議的行銷,希望內部能夠更加支持此次的會議。

會議當天早上,開放智慧團隊開始引導會議之前,有一場特別來賓的演講。由於參與者反應熱烈,該演講逾時將近兩個小時,大幅壓縮了真正進行會議的時間。開放智慧團隊利用中午用餐後的時間討論並靈活的調整了流程,讓會議順利開始進行。

過程中,有些參與者在剛開始時,對於與會者參與程度如此高的會議,顯得有些不適應。資深的人不太習慣資淺的人發言,資淺的人也不太敢發言。到了會議中期開始,參與者已經能夠打成一片。在重要的議題上激烈而認真討論的同事,也不時爆出幽默的玩笑。原來團隊之間的隔閡氣氛,明顯有了轉變。

會議結束前,大家共同找出了將來要著重的幾個行動方向。認領工作的過程,充滿了主動的承諾、認真的考慮與溫馨的支持。引導者心中的大石頭放了下來,知道這個團隊已經上了軌道,最困難的一段已經過了。


結果
整個過程裡,最憂心會議能否辦好的,是 X 的人力資源部門,因為他們是冒著內部的反對聲浪進行這次的會議。會議結束後,他們鬆了一口氣,告訴我們總算挽回了大家對於召開策略會議的信心,希望以後這樣的策略會議能夠成為推動 X 前進的重要做法。

由於 X 內部有著明確的追蹤機制,開放智慧團隊未做太多的事後介入。期待這一群認真而專業的研究人員,能夠在混沌不明的局勢以及重重的限制之下,踏穩策略中的每一步,開創出新局。