黃意鈞  Open Quest   2014-12-19 

同「會」異夢 

一天下午，會議即將開始，你放下手邊正在撰寫的報告，急忙走進會議室準備主持會議，當你坐定後，腦中還在構思等會要如何繼續完成報告；一位同事雖然身在會議室，心中卻掛念著這幾天發燒、在家休息的孩子；另一位早上發生車禍的同事，心中想著汽車的修理與賠償事宜；還有一位同事早上得知妻子懷孕，一整天喜悅溢滿胸中而無法靜下心來；此外，一半以上的與會者不知道這次會議的目的為何，儘管身體出席了，腦子卻是滿滿的問號。 

運用Check-in流程促進高品質的參與 

上述與會議「無關」的念頭並不罕見，但我們通常在會議中很少去處理它們。這些縈繞不去的念頭不僅讓我們心有旁鶩、無法在會議中全然現身，也導致我們對會議內容做出了選擇性的接收與理解。然而，只要在進入正式議程前增加「Check-in」的流程，邀請與會者分享現時盤旋於心中的念頭，就能夠幫助與會者暫且把這些可能阻礙會議的念頭放在一邊而全心參與會議。 

除了幫助與會者全心參與，Check-in還具有其他功效。首先，Check-in可以讓會議主持人事先「探知水溫」、瞭解與會者的狀態，例如當與會者表示不清楚會議召開目的與緣起的時候，主持人就能夠在Check-in結束並進入正式議程前再次澄清會議主旨。此外，在Check-in的過程中，與會者能夠練習「同理傾聽」(empathic listening)，以一種開放、不帶批判的態度把自己置身於他人的情境，不僅幫助與會者更能在會議中進行高品質的對話，也能夠強化彼此之間的連結。再者，對於不習慣在大眾面前發言的人而言，Check-in能夠有效地減輕焦慮，使其之後在會議中的發言，能夠因為有Check-in的暖身而有更佳的表現。對於與會者全體而言，Check-in能夠説明累積對話的動能，再搭配同理傾聽的運用，讓深度的對話更有機會發生。 

我曾經在一個組織引導過一次重要議題的討論會議，在Check-in的時候一位與會者說：「其實今天是我一位重要親人的忌日，但是因為我認為這次的會議很重要，所以我還是來了」，當她說完後，我感受到現場團體的氛圍似乎有某種變化，讓與會者進入了更深刻的覺察。簡言之，透過Check-in的運用，你也可以體會到團隊所身處的「場」正在發生某種變化，為與會者高品質的參與打下基礎。 

運用Check-out為會議劃下清晰的句點 

一般在會議的最後，我們通常會問「大家有沒有問題」，此時與會者往往會報以沉默，因此我們就順理成章地假設每個人都清楚地知道並滿意這次會議的結論，然而事實上與會者可能對於會議結論有一些算不上問題的「擔憂」，或是因為心中在盤算著接下來要去做的工作、下班後要做的事情而沒有弄清楚會議結論到底是什麼，直到結論的落地出了問題，或是發現大家對於會議結論的理解不一致的時候，我們才會驚覺：「之前的會議白開了！」 

當會議要結束時，與會者通常會想要趕下一個行程，此時就容易讓會議的收尾草草了事，此時若能夠運用Check-out的流程，就有機會讓與會者把想說而未說的話講出來，包括沒有討論到的擔憂、之後還要進一步厘清的議題或是對於會議的其他想法，讓與會者全體可以清楚地知道這次會議的進展；此外，與會者也可以藉此機會表達對彼此的欣賞與感謝，讓這樣的正向、相互理解的氛圍，擴散到整個組織。 

還記得在我引導過的一場議題討論會當中，一位最後與會者在Check-out的時候說：「其實我本來很不想討論這個議題，因為我之前已經為它花了很多精神，但是現在我很高興能夠有這次的討論」，此時一位元組織成員站起來走向她，什麼都沒說，就只是給了她一個擁抱，為這場會議劃下溫暖的句點。 

Check-in與Check-out的流程 

Check-in 

• 邀請與會者坐成圓圈或稍微調整坐位，讓每一位與會者都能夠看見彼此。 
• 說明活動目的，例如：「我們今天從各自的工作崗位來到這裡開會，每個人現在心中可能都有一些正在盤旋的想法，這些想法可能跟工作、生活有關，也可能跟這場會議有關，因此我想邀請大家分享這些在心中盤旋不去的想法，讓自己能夠全然參與會議。」 
• 發言的具體格式分成三部分：「自己的名字」、「想說的話」，最後在加上一句「我到了」，例如：「大家好，我是意鈞，我昨天熬夜完成了一份報告，現在很累，但我還是希望能好好參與這次的會議，我到了。」 
• 如果與會者覺得沒有什麼可以分享的，也可以只要報上名字以及說「我到了」即可。 
• 由一位與會者開始起頭，其于與會者接序Check-in。如果與會者不習慣這類的發言，可由主席第一個Check-in。 

• 一旦與會者都熟練Check-in之後，下次則可以用「爆米花」的方式，不依照特別順序讓大家自行Check-in。 
• 過程中可配合使用某些物品(例如石頭、球、小棍子)做為「說話權杖」，只有拿著說話權杖的人才可以發言。 

Check-out 

• 與Check-in的流程相同，差別在於把「我到了」換成「我要離開了」。 

如何在公司導入Check-in與Check-out 

由前述的流程可知，Check-in與Check-out相當簡單，唯二的原則就是「簡短」和「發自內心」。如果要在自己主持的會議中導入Check-in與Check-out，除了前述的流程與原則，另一個要點則是「以自身的表現鼓勵參與」，也就是領導者以身作則地發自內心、全然投入，藉此鼓勵其他與會者的真誠參與，如此就能利用這個簡單的Check-in與Check-out，為會議帶來不同的新風貌。 

最後，我想以《清醒的企業》(Conscious Business)的作者寇夫曼(FredKofman)的一句話為本文作結： 

「『痛苦』與『辛勞』並不是受歡迎的話題，然而在組織中它們卻是無處不在的。面對、處理這些痛苦與辛勞是邁向學習型組織的必經之路。」 

※本文封面圖片作者：mnadi，取自：https://www.flickr.com/photos/mnadi/32325828。符合CC授權。 

參考文獻 

Kofman, R.(1994). Check-in, check-out: A tool for real conversations. The SystemsThinker, 5(4), 8-9.