構建對話場域的好工具——會議參與原則

原創： 黃意鈞  Open Quest  1月18日

構建對話場域的好工具——會議參與原則

作者 | 黃意鈞

設定參與原則的目的

「參與原則」(也有人稱為「參與公約」)，是許多引導者在會議中提升對話品質的常用工具。它的目的是透過參與者在進入正式議程之前，先討論在會議中對話的行為準則，來共同搭建對話場域。

由於每個人都有自己習慣的溝通行為與風格，這些不同的行為與風格有可能會無意間造成摩擦或是阻礙了彼此的參與，因此設定參與原則可以幫助參與者對於自己的溝通行為更有意識，並且讓對話本身變成一個可以被討論的主題。

設定參與原則的方法

參與原則的制訂通常有兩種作法：

第一種是引導者預先設計好幾條原則，讓參與者修改、刪減或增添。這些預先設計的原則不需要多，可能三到五個就夠了，這樣才能讓參與者有增加的空間。在設計建議的原則時，可以考慮參與者的需要或是參與者的組織文化，提出比較能夠支援參與者對話的參與原則。此外，我還會在設計參與原則時儘量同時包含對於「外在行為」與「內在心理」的描述，幫助參與者從這兩個面向掌握參與原則。例如，其中一條我用過的參與原則是「為了瞭解而提問」，其中「為了瞭解」是針對意圖，屬於心理面，「提問」則是屬於行為面。
第二種是事先不準備參與原則，直接讓參與者當場討論他們所需要的參與原則。在討論的時候，引導者需要注意被提出來的原則至少要有行為面的描述，因此如果參與者提出「尊重彼此」，引導者可以進一步詢問「要表現出什麼樣的行為才叫做『尊重彼此』」，藉此來賦予行為面的意義。

在制訂完參與原則後，引導者可以詢問大家是否同意支持、實踐這些參與原則。如果大家都同意，就可以把參與原則貼在會議室的某處來提醒大家。

在會議過程中如何使用參與原則

1、處理看似違反參與原則的行為

在會議進行的過程中，有些參與者可能會表現出違反參與原則的行為，這可能有很多原因，其中常見的是參與者一時沒注意，這時引導者只要簡單提醒就好，有時參與者甚至在引導者提出來之前就會先相互提醒。

此外，也有可能是參與原則寫得不夠清楚，導致不同人對同一段文字有不同的詮釋，這時引導者可以協助參與者厘清彼此對於參與原則的理解，並且討論如何修改以幫助大家更容易做到。

另一個可能的原因是參與原則不夠周全，此時引導者可以協助參與者討論如何修改參與原則，使其更能符合參與者的實際需求。

2、診斷會議的對話品質

除了處理參與者看似違反參與原則的行為，引導者也可以用參與原則來診斷、改善會議的對話品質。

幾年前，我曾經為一個組織引導一場兩天的策略規劃工作坊。在第一天工作坊結束後，有參與者跑來跟我說，她覺得對話的品質沒有很好。這讓我想要在第二天早上做些什麼來瞭解其他參與者對於對話品質的想法，並且看看能否做些什麼來改善對話品質。

然而，由於這個組織是相對階級化，我判斷直接讓他們討論對話的狀況(例如直接問「你們覺得昨天工作坊的對話品質如何」)，對他們的風險可能會太高。在和我的協同引導者(co-facilitator)討論之後，我們決定利用參與者在第一天上午所制訂的參與原則。因此，在第二天一開場的時候，我這麼問大家：

「當初設定這個參與原則的目的，是希望這些原則能夠支援大家的對話，所以我想針對這個參與原則做一個『產品滿意度調查』。如果你覺得這個參與原則表現得很好，請伸出五根手指，如果你覺得這個參與原則完全沒用，請伸出一根手指。」
在大家比出手指之後，我接著問：「如果要讓這份參與原則在今天更能夠支援大家的對話，大家會建議如何調整它？」這時就有幾位參與者提出參與原則的修改建議。

在第二天工作坊結束後，前一天向我反映「對話品質沒有很好」的參與者跟我說她覺得第二天好很多。

3、讓參與者反思自身在會議中的表現

如果參與者希望可以持續提升自身對話的能力，並且營造能夠有效對話的團隊動態，引導者可以在會議結束前帶領參與者反思剛才會議中的對話狀況。

例如，詢問大家在哪些原則做得很好，在哪些原則還需要再加強的。此外，還可以討論哪些原則可以被帶到下次的會議繼續使用。

在組織內推動參與原則的注意事項

如果我們想要在組織內推動使用參與原則，有幾點是特別需要注意的。

第二，是以身作則，這包括覺察自己的對話行為，努力遵循參與原則，還要能夠揭露自己沒做好的地方，並且以開放的態度面對他人指出自己沒有遵循參與原則的情境，例如與對方厘清自己沒做好的地方，討論改進的作法，並且感謝對方的回饋。
最後，則是在他人沒有遵循參與原則時，假設對方是出於無心，並且把這個情境視為一個讓彼此共同學習的機會。

若能做到上述三點，我們就比較能夠用「學習者」的心智模式來推動參與原則的使用，以及面對這個過程中所遭遇的挑戰。

作者介紹

黃意鈞

Ivan Huang，CPF

Open Quest開放智慧引導科技股份有限公司及上海睿問公司的核心引導師

專業認證資格：

國際引導者協會(IAF, International Association of Facilitators)認證之專業引導者(CPF, Certified Professional Facilitator)；

經歷：

2015-2017年就讀歐盟系統動力學碩士課程(European Master Programme in System Dynamics)，獲得系統動力學碩士學位(European Master in System Dynamics)及管理學碩士學位(Master of Science in Business Administration)；
2013-2015年在Open Quest擔任專案助理、引導師；
2012-2014年在臺灣大學生物多樣性研究中心擔任助理；