作者 |黃意鈞

最近一位朋友Amy跟我談到了他公司最近的開會狀況：

我們公司明天要開一個已經開過五六次的會

每次都在反復談同樣的事情，事情完全沒有推進，都在原地踏步

開到我都快要吐了！

對於公司的會議，你是否也有和Amy同樣的心聲呢？

關鍵步驟1：訂出具體的開會目的

讓會議開得有意義的第一個步驟，是在會前訂出具體的開會目的。那麼，什麼樣的目的才「夠具體」呢？我們可以來看看以下兩個例子：

1. 1. 1. 討論專案面臨的問題；
      2. 討論專案面臨的問題，並共同探索解決方案；

第一個例子只有說要「討論面臨的問題」，然而對於要討論出什麼成果，卻沒有明確界定，這可能會讓參與者缺乏共同目標，例如有人認為只要「分析問題成因」就夠了，有人卻可能認為「提出解決方案」才算是達成目的；而第二個例子則是有訂出一個明確的產出—解決方案，所以全體與會者就可以用「是否討論出解決方案」，來檢驗會議是否達成既定目的。

因此，具體的開會目的，不僅能夠讓參與者聚焦於共同目標，也能夠用來檢驗會議的目的是否有達成。

關鍵步驟2：做出清晰明確的決議

第二個關鍵步驟是在會議的尾聲做出清晰明確的決議(例如針對議題的共識、後續行動)，千萬避免語焉不詳、草草了事的收尾，否則極可能使下次的會議還是得從頭來過，讓任務的推進原地踏步。

如果決議是後續行動，則要注意後續行動是否具備三個基本要素：

1. 1. 1. 具體成果指標，藉此判斷行動是否有完成；
      2. 負責人，由誰去確保決議有被執行；
      3. 期限，決議執行完畢的時間點。

然而，會議未必每次都能開得那麼順利，有時候我們可能會因為某些因素而無法達成原定的開會目的，例如因為缺乏某些重要資料而無法產出具體的問題解決方案，此時我們就可以將「補足資料缺口」做為會議決議，明確指定由誰(負責人)要在多少時間內(期限)補足所需的資料(具體成果指標)。

透過上述兩個步驟，就能夠避免無效會議的輪回，讓每一次的會議都能夠前後串接，確保任務持續推進！