許逸臻 Open Quest 2022-04-01
前言：
經常從私訊中接到同學們實踐上的難題，老師們總是盡量抽空給予回復與支援。 後來發現這樣的回復可能不只一位同學能夠受益，於是決定把這樣的文字回復逐一整理成公眾號文章，以供其他同學們參考。
Yen同學問：
我們公司上完引導力課程在實踐的時候遇到28個人線下開會，16個人在線上參與的情形，當時我們分配三個引導者（兩個人看線上，一個人對線下），發現人力以及時間非常挑戰，這種線上/線下混合型會議（hybrid），是疫情期間也是大家考慮的重點， 請老師再分享一些針對不同形式的引導要領（facilitation tips）？
如果說純粹線下會議引導、純粹線上會議引導都有它的挑戰的話，那麼線上線下混合型的會議就是前兩者的挑戰都會有然後加上混合型專有的挑戰。 可以說是最高難度的會議形式。
七大挑戰與對策
經過疫情的洗禮，許多會議/工作坊場景即便原來是全線下，也有可能突然有些人不能現場出現，你可能隨時就都會面對混合型會議引導的挑戰。 本文我們把混合型會議引導實踐中的主要發現整理成七大挑戰與對策，分享給大家：
- 速度掌握：
- 一天的討論搬到全線上，根據經驗那大概會變成一天半的討論，線上的討論大概會慢個半天，而且由於人在螢幕前面單獨坐著參與，能量上很難一氣呵成開很長的會議，本來是連續開的會議，就要變成3-4次線上討論。
- 線上的時間會較現場的時間長，因此在Hybrid速度的掌控是關鍵，線上容易覺得太快，現場覺得太慢。 如何掌握速度讓線上線下盡量同頻，不會因為速度而不耐煩/無聊或者跟不上/放棄（例如： 現場的人會覺得很慢，一直要等線上這些人，線上的人會覺得現場討論太快，跟不上。 ）因此在這種混合型會議引導時，速度會是一個引導設計與執行的一個挑戰。
- 方法方向—讓線上的人更快速、線下的人多些時間/形式思考。
- 線下分組時讓線上的人自己成為一個小組，線上小組討論。 這個缺點是如果真正需要互動的人是線上線下的人，就不能這樣處理。
- 增加線上的人的打字參與以提升速度。 比如說當現下的人寫在報事貼上面分享，線上的人可以將想法輸入到某個地方，投到螢幕分享。
- 多元的通訊介面/技術：
- 通訊工具常用的有三類：
- 語音與螢幕分享： 如騰訊會議/Zoom/Webex/Teams這些能做到基本的聽和視覺PPT分享
- 線上白板/sticky wall： 可以一起畫白板、貼便利貼。 這些能增加引導時的參與形式，但需要參與者技術上是熟悉的。
- 實時通訊群體： 微信/line/whatsapp這些把參與者拉在一群，以利大家能夠在出現技術問題的時候用這個群來解決，或者參與。
- 線上討論工具必須要考慮參與者的熟悉程度是否整齊。 如果不整齊最好有會前會能夠讓大家熟悉。
- 分組討論時可以預先建好小群組： 當他們進入小組群裡面，他們可以在小組裡面互相溝通的平臺，這種就使用一般的通訊軟體去取代，至少有兩個channel可以同步進行，如此一來才不會彼此之間互相干擾，這樣的彈性也比較大。
- 技術人力配置解決技術問題：
- 由於需要多元的技術介面，當線上有任何一個人技術上出問題，若沒有專門的技術人力，在引導的人還要去照顧技術問題，會非常挑戰，有些時間上的延遲或者進行過程中引導人力不足是因為要解決技術問題，所以進行混合型會議時，建議要有足夠的引導者以及搭配一個技術支援的人員，可以隨時協助在線上操作時的困難。 也因此整體看起來混合型會議用到的人力資源是最多的，不只是引導者的資源，還有技術支援的人。
- 所以未來如果有混合型會議場景要引導的話，請你除了要有足夠的引導者之外，線上也要有負責技術的人，他不是要參與你的流程，他至少要能解決技術的問題，像是誰連線連不上，誰掉線了或登錄有問題。
- 提問要焦點分明且清晰：
- 由於混合型會議的引導本身時間參與度就會有所挑展，引導者更需要把流程的部分想得很清楚。 並且提問貫穿流程一定要焦點分明，精簡。 這樣參與者才不需要花時間參透你的問題，或者一直要你花時間釐清。
- 事先思考最少的步驟走到目標： 所有的提問當中要想到如果因為技術問題或速度時間問題的挑戰的時候，哪些問題是最少要問到才能達目標問題。 這樣有利於最終參與形式不只是為了流程也達到服務於目標的終極功能。
- 簡化參與形式/分組變動不能太過頻繁：
- 減少分組的變動
- 如果在討論的設計可以讓組別從頭到尾，盡量減少分組變化，在work就會形成默契，工作起來也會更順利。
- 設計參與的形式時要極簡工具： 如果預設要很多工具才能做得了的流程，那麼到時候只要一個環節出錯，或者誰用不了什麼工具，那麼就無法討論下去。
- 線上線下連結：
- 解決線上線下參與者參與感與速度的問題還可以嘗試線上線下建立單點夥伴（buddy）關係，特別是參與者人數眾多，而且線上線下比例平均，更是挑戰。 使線上者有固定的人（線下會議的某參與者）可以詢問説明。 有任何進行上不清楚的地方，線上參與者不方便佔用全場的時間時，可以隨時單點詢問。
- 容易取得會議進行時的資訊：
- 確保會議資料能讓線上線下的人都獲取得到。 像是現場者上傳到線上的平臺、數據記錄貼在牆上，由buddy拍照給線上者。
- 如果會議會產生很多數據，現場的人必須要有數據，線上的人也要能看得到，這時候會有滿大的困難。
- 安排好線下數據，小組討論好后可以上傳到線上，大家都可以看得到那樣是最好的。
- 有時候速度很快的情況之下來不及，可以由實體的人負責書寫，貼到牆上，請buddy拍照的方式分享給小組裡面。
人數設置的考慮
混合型的會議人數設置還有以下幾種情境考慮，我們一一回答從經驗中偏好的設置：
案例情境建議與結語
綜合以上所說，Yen同學的案例情境，線下引導28個人最好本來的主引導師之外要增加一位副引導師在場，線上的兩位引導人力沒有問題，但整場要再有一位技術人員支持響應技術問題為佳。 這個案例也可看出，混合型的會議所花費的資源是最高的。
回答完這一個問題，我一邊在心中默默祈禱疫情趕緊過去，讓我們有更多能線下互動與會議的機會，另一邊是希望在疫情還隨時會挑戰的時刻，大家將這些原則要領運用起來將混合型會議引導順利。
