便利貼與引導—向改變引導世界的發明家致敬
作者: Laura Hsu CPF|M
紐約時報特別寫了一篇關於他的報導。
https://www.nytimes.com/2021/05/13/business/spencer-silver-dead.html
當我看到這篇報導，立即想到引導界應該帶頭向他致意。誰能想像去引導一場會議或工作坊完全都不帶便利貼呢?
毅力先生的故事
斯爾伯博士是一位美國的化學家，在3M公司研發中心擔任資深化學家，專長在研發粘著劑。當時研究的是飛行器的強力粘著劑。然而，他在那個目標失敗了，最後成果物是一個不太粘的粘著劑。斯爾伯博士覺得自己的成果是如此獨特，他開始在3M公司內部到處辦說明會，希望產品開發的同事們聽完產品特性介紹之後能夠擦出一些創意產品的火花，這樣的日子過了好幾年。當眾人都看不出這有何用途的時候，另一位3M科學家亞瑟‧富萊(Arthur Fry)在教堂唱詩歌的時候夾了小抄在書上，方便看歌詞，但那張紙老是掉。猛然想起還有這個不太粘的粘著劑，塗了一些在紙上，果然，固定住了，同時撕起來時也不傷害紙張本身，這個經驗後來也成就了便利貼這個產品。斯爾伯博士也被冠上了 “毅力先生”(Mr. Persistent)的封號。
圖一: Dr. Silver照片轉自3M官網
十年後(1980年)，3M公司開始大量製造便利貼，到今天便利貼成為最受歡迎的文具之一。
參與的形式
便利貼帶來的是參與形式的一種重要的選擇。所謂參與的形式，就是引導的過程當中，如何在關鍵的問題提出之後，有多元的方法和形式促進參與者的反思與交流。在極端一點的情況，如果沒有任何參與的形式，人們就只能開放式討論。而開放式的討論時，往往會有議題展開後追蹤議題的問題。大家可能談的和想的不那麼容易追蹤，同時若遵守一次一個人發言，還沒輪到你說的時候可能即便有想法也不能說出來，而輪到你說的時候說不定想法已經忘記了。如果比較害羞不願意發言的人，也許從頭到尾都沒有發言過。
其他衍生出來的基本參與形式
如果要克服以上的問題，引導的前輩們就發明了各式各樣的方式，比如: 輪流發言，確保每個人的聲音都能聽見。又比如先分小組討論再回到大組討論，這樣比較害羞或不安全的話題也能在小組被聽見。但這些參與的形式，在流程中還是存在著個體/整體意見遺漏的可能。
遙望便利貼出現之前的年代，引導者都是怎麼工作的呢?
某次我曾經與我的老師與同事Larry (Lawrence Philbrook CPF|E)聊天，講到年輕時他到印度去做社區的引導，當時家家戶戶都是磚塊屋。做引導的必備工具是一桶黑色的油漆。而這個油漆的用途，就是在聚會地點找一面相對平整的牆，先把它漆成黑色，等到漆幹了，配上粉筆作為黑板使用。在非洲的時候，則是得到肥皂商的捐助，把回收大紙箱的背面，用樹枝穿好固定在牆上使用。
圖二: 印度社區引導群體討論Gram Sabha現場，1970年代。由Lawrence Philbrook CPF|E老師提供
圖三: 肯亞西邊省分社區引導行動計畫現場，由Lawrence Philbrook CPF|E老師提供
當時引導者就發現了視覺化的好處，將討論的事情用粉筆視覺化寫或畫在大的牆面上，這也是視覺化紀錄的前身。團隊的聲音能夠被完整地紀錄下來，也能比較好的追蹤討論時議題或想法的演化。
到了比較現代，每個會議室都會有大白板或是夾紙板(Flipchart)，也是視覺化便利的助手。引導者再也不需要提著油漆上工了。
- 在一張大的紙/牆面上作引導，它的挑戰是什麼?
在大的牆面上做引導，不管是大白板或夾紙板，在實際操作的時候都會遇到一個問題，也就是想法的列出與處理。試想我們在夾紙板上面列出目前專案團隊遇到需要突破的瓶頸問題，大家輪流說出來並且列點。可能列在紙上會有七到十個想法。而這七到十個想法當中可能會有關連性的部分。那麼如果我們要處理這個關聯性，有幾種作法:- 關聯性命題:
- 看著這七到十個，感覺一下有哪些關聯性。想到的講出來。
- 在另外一張紙上寫下看到的關聯性，然後再把原先那張紙的七到十個想法編號，連到這張紙過來。或者重新騰寫一次
- 先關聯後命題:
- 在原先這張紙上看到有關聯的先都標號。同一關聯性的標A，另外一個關聯性的標B，以此類推
- 在另外一張紙上分別把A、B…等關聯性是什麼寫出來
- 關聯性命題:
圖四: 在一個牆面上做引導圖示 (Laura手繪)
過程當中只要意見稍有不同，整個牆面就會開始被塗改，隨著討論經過可能會越來越不清晰。再加上後續的引導步驟可能針對這些關聯性還有排序的步驟(比如說重要性或者優先順序的排序)，或者衍生解決方案的討論，則在這些板子上可能要增加更多的標號或者塗改移動。
便利貼的發明解放了想法與想法之間的羈絆
在頭腦風暴的原則當中，我們希望想法盡可能多的產生，並且速度快，避免太多的評判。如果在一群人當中一起在一個牆面輪流說出想法並紀錄，很有可能因為別人的想法而局限了自己能夠提出來的想法。自我的評價與審查(Self-censorship)，讓想法會說不出口。在團隊一一輪流說的時候，因為要等待板書員一一書寫，所以想法出現的速度也相對比較慢。
便利貼的發明使我們可以解放想法與想法之間的羈絆。有了便利貼，引導時我們可以給出一個清楚的焦點主題，讓團隊一段時間分別快速在便利貼上寫下自己的想法，邀請大家一個想法寫在一張便利貼，盡可能把所有想法都寫下來。我曾經實驗過，在一小群人討論8-10分鐘，同樣的時間如果在Flipchart上面寫7-10個想法，讓大家分別在便利貼上面寫就能有20-30個。
上述例子當中的引導，有了便利貼之後也會方便許多，步驟變為:
- 請大家在便利貼上寫下專案團隊面對的瓶頸與挑戰，每一張便利貼寫一個
- 將所有便利貼念出來，並將這些挑戰屬於同一個瓶頸的貼在一起
- 把所有類別的瓶頸一一探討寫出來，分別寫在不同顏色或大小的便利貼上面
- 從這些需要突破的瓶頸選出“哪三個若我們未來三個月集中火力突破就會有最好的成果?”
- 後續可以接著行動的討論
圖五: 運用便利貼的引導圖示 (Laura手繪)
團隊的想法之間羈絆解出，就更能在團隊對話當中促進意義的流動。比如以上的討論最需要促進的意義成型(Meaning making)就是瓶頸在哪裡，以及解決的優先順序。由於挑戰已經被寫在便利貼上面了，連結與流動的方便性，讓共同的看見變得更容易。
這個羈絆的解放，不僅是團體之間的也可能是自己一個人的。當自己一個人發想的時候，一個想法寫在一張便利貼。寫下來後就放在一邊懸掛(suspend)起來，然後可以有一個很不一樣的想法，也另外寫在一張便利貼。
不同的形狀與尺寸也讓引導變得更多可能
便利貼出現不同形狀之後，引導的參與形式也變得有更多可能。比如說有心型的便利貼，我在引導與情緒或感受相關的題目時，就讓答案寫在這樣形狀的便利貼，爾後展示在牆上時整體團隊的情緒與感受更有視覺化的被接收到。
便利貼生產出不同的尺寸之後，引導各種規模的團隊能夠產生足夠的視覺化效果。比如說市面上最大的便利貼(381mmX381mm)好像目前國內沒有賣，可以在10-20人的團隊使用，搭配麥克筆書寫粗體字、字數不要太多的話，視覺效果都是很好的。如果一般大的長方形便利貼(127mmX75mm)則可以用在5-7人的團體。很多時候，我自己一個人需要對某個議題頭腦風暴，我就直接用最小的長方便利貼(50mmX38mm)。
圖六: 各種尺寸的便利貼
總之便利貼使用的場景真是說不完啊! 應用的方式只要加上你的創意就有無窮的可能。
向毅力先生致敬
當初斯爾伯博士應該沒有想到自己的發明最終造就了這些可能。也就是當初他沒有放棄一個原來看似失敗的作品，反而讓這個成果在另外一個場景得到了無窮的可能性。而他的夥伴也有伯樂之眼，正面肯定這樣的作品並且找到應用場景。我們的人生不也是這樣，如果有些不那麼成功的經驗，說不定在另外一個場景可以潛力無窮呢! “當生活給你檸檬，我們就榨出檸檬汁”一樣的道理。
最後我們號召了Open Quest引導力綠洲同學會的同學們，共同分享便利貼的使用場景、照片，以及一句感恩的話，對著Silver博士說我們的感謝，希望他在天之靈也能感受到引導界因他的發明而產生了這麼多對世界的不同，並且能接收到對他滿滿的感恩。
Esther-全新蓉：除了文字，post- it對圖像愛好者也是福音。
Joden-李強：感恩你的設計，讓業務和IT融合在一起，打開自己，群策群力，共同為推進企業數位化轉型貢獻力量！
Mango-王興明：感恩這個可以移動到任意地方的小紙片，讓我們的想法不斷地碰撞，組織 產生無窮無盡的形態和火花。
Nancy趙楠：感謝發明者老人家這些Post貼瞬間引爆全場的流淌。
Rain-張銳：能讓每一位元參與者針對不同話題發言更自由，並能讓與會所有人不僅聽到還能看到，妙不可言。
於春青：Post it與文字、色彩、形狀、圖案的靈活組合，低成本、高效率，激發創意。
王子劍：感恩小小便利貼，讓團隊智慧被看見，被點燃，聚沙成塔。
加加：任何想實驗，需要色彩、形狀，表現想法的第一時刻的選擇。
克克-王洪君：隨心所欲，隨時助力思維和智慧流淌。
陳燦：感恩老先生的發明，當Post it 在分享和共識裡的應用已經如同空氣一樣理所當然時，我們已經無法想像沒有這些發明時的情況。
姚岱青：我們浸泡在便利貼的海洋裡收穫洞察。
曹昶：真正偉大的發明往往被我們習以為常，而正如它的中文名稱一樣：讓我們的日常變得更為便利！要便利，就貼它！
梅子-楊紅梅：讓公司所有與會人員共同看到，激發每個人的參與狀態，讓場域更有創造力和感知力。
薛斌鵬：感恩於您的設計，讓行銷人員可以立體化呈現，創意性思考，系統性審視自己的年度規劃，您的報事貼如催化劑，讓驚喜總是在不期而遇中發生！
曹虹：2019年底我們用視覺流程+您發明的即時貼串聯起來一個航空公司應急鏡像演練的全流程，在AAR複盤時我們張貼、移動、添加、補充…讓會議自然流動, 讓參與者看到了全系統。感謝您讓我們的引導可以如此靈動和有魅力。
Tracy-布娃：從30年前第一份工作開始使用Post-it到今天，在走入新角色的第一場工作坊中，如此自然地依然在用到它，Post-it似乎已化身為空氣一般：無需刻意、卻無處不在。
最後，我們也得到允許分享綠洲同學會當中的歌王張樹金CPF為斯爾伯博士自彈自唱的一首曲子，這首曲子讓我也感動到非提筆早日把這篇文章寫好。與各位分享。
