前言

日前接到同學的資訊，問道~

“現在大陸因為疫情有很多同學需要在家辦公，遠端開會，親有沒有一些遠端或者虛擬會議技巧的內容可以分享呢？不是工具，是引導技巧方面，比如如何線上團建？怎樣保證參與度?如果您做這方面的分享或者文章，一定大受歡迎，現在大家線上會議其實效率很低”

突然提醒了我，這是引導者能貢獻社會的好機會。我們在引導上的專業如果能以平易近人的方式，讓大家懂得如何在虛擬會議室運用好引導，提升會議效率，那麼這也是引導專業能夠給出最適時的貢獻了。於是我整理的我的想法，並且也招集了引導力綠洲同學會當中對此議題有興趣的引導師共二十餘位，研討並整理出我們大家的建議

(圖: 本次主題線上討論時用Zoom的分組畫面)

關於引導與會議

引導是以中立的方式帶領流程，協助眾人參與，激發智慧凝聚共識，得出有用的結果。適用的場景是要找的答案不存在單一一個睿智的個人，而是需要透過團隊對話共同生髮。

眾人參與的會議有很多，但看會議的本質，需要的參與程度分成三種: 高度參與、中度參與、低度參與。

• 高度參與: 每位參與者在這類的會議都有某種影響決策/最終成果的權力，所以需要就議題的內涵共同討論達成如何行動的共同決議。
• 中度參與: 參與者需要中度的參與，意思就是討論的主題還未完全確定，而這次會議目的是想要廣泛的收集意見/建議，提供決策者(往往是一個或是少數幾個)做出決定。
• 低度參與: 參與者只需要接收資訊的輸入，因為相關的主題不會因討論而改變內容的本質

(圖: 會議參與的程度有低/中/高，應仔細判斷你此次討論的本質)

在一般的會議當中參與程度要求越高的會議，越需要引導的能力，因為牽涉到兩個主要的關鍵能力:

1. 如何能讓人們提高參與的程度，並且表達出真實的想法。

2. 如何能讓人們共同深思熟慮後，有效地做出共同的決策。

在一般的會議當中，引導者可以學會核心引導的能力 (例如：提問能力、多元參與形式、引導參與者傾聽彼此)，而在虛擬會議中因為虛擬會議室的環境與局限，對於有效引導的要求也不一樣。我整理了這三類會議原則方向上的不同：

參與的程度	會議的參與本質	會議人數	虛擬會議的困難點	虛擬引導技巧要強調*
高度	做出團隊決策與對行動的承諾	由於要具有議題的決策權，所以往往會議人數不會太多。一般10人以內。複雜議題可能會在20人以內。	每個人都在不同地理位置的時候如何激蕩出富有創意的共同想法  需要討論出共識的部分如何確保真實的共識  團隊共同做決定的方式	能在虛擬環境操作的團隊共識與決策方法  需要共識主題聚焦關鍵問題精煉簡化
中度	搜集團隊的意見/建議	視議題需要，一般搜集意見的人數往往會比做決定的人群更多一些(但會議不見得要一次開完可以分成幾次。)30-60人不等。	個別意見如何完整表達不至於埋沒在大群當中  單一會議人數較多如何顧及效率與參與度	以精准的提問方式確保產出的格式與顆粒度  參與的形式—各種分組做法
低度	輸入資訊並且教育參與者	往往決策已經做成或者有既定政策的情況之下要能布達，或者辦理培訓。人數可能是最多的。	人們注意力有限，訊息如何有效的組織與傳輸  訊息發佈之後的問答引導  確認接收端的理解	預先準備資訊布達後讓參與者個人反思的問題  快速整理問題與回應的能力  牽涉培訓與教育的部分，聚焦核心能力設計個人或團隊演練的活動，確保每個小模組需要收回的產出與展示方式能夠及時

*低度到高度是迭加的引導技巧要求，意思就是低度參與會議需要做到的，中度、高度也都要做到，以此類推

虛擬會議的挑戰

這些能力如果在虛擬會議當中會遇到那些考驗呢? 經過與二十余位經驗豐富的引導師討論後，總結出虛擬會議相對於一般會議少了什麼(也是要開虛擬會議遇到的困難點)，這些挑戰可以分成八類：

A. 互動以及非語言溝通的限制，導致人際/情感連結的深度有限

B. 缺乏正式的開會氛圍以及紀律(分心與干擾因素)

C. 資料視覺化展示有挑戰，導致資訊雜亂

D. 虛擬平臺技術與設備的局限與挑戰

E. 觀點的交流與連結受限

F. 人數多的時候如何有效參與

G. 時間長的時候如何有效參與

H. 如何確保資料保密性

建議讀者可以勾選你最頭痛有哪些?

在引導師們初步的研討後，發現有些挑戰不是引導能力能夠改變的(例如D. 虛擬平臺技術與設備的局限，以及H. 資料保密性)，我們針對引導能施力比較大的情境，分組討論有針對性的做法與原則，讓大家做參考：

困難點 A. 互動以及非語言溝通的限制，導致人際/情感連結的深度有限

➜ 挑戰的實際體驗

• 互動做不太起來(參與者之間)
• 有鏡頭但人和人的距離遠
• 有些眼神可知道心裡想法但線上看不見表情、神態(隔靴搔癢)
• 沒法真實觸碰到參與者的情緒
• 不知道對方在幹嘛、不知道有沒有認真聽、有沒有聽明白，一些非語言資訊無法獲得
• 會議還有情感聯繫的部分，遠端會議怎麼實現

➜ 關鍵的作法與建議

互動做不起來怎麼辦?

虛擬會議中互動可以做什麼？我們整理了以下技巧和原則：

1.發揮提問力來加強互動：虛擬會議當中雖然沒法做實體互動，但是我們可以用正確的順序去問問題，透過設計調動大家參與與思考的問題，一步步來加強互動，比如：ORID (焦點討論法)；

2.善用工具協助共識的達成與確認：會議平臺允許的時候，可考慮用團隊共創中的頭腦風暴的做法(在同在一個網路檔平臺上編輯，比如在釘釘用Word共同編輯)。接近方案成形後，可以使用確認達成共識的工具來加強互動，比如同意梯級量表(問: 對目前的方案大家的支持程度如何? 最高的支持是一分最低的支持八分)，這樣可以幫助大家更好的表達個人意見，並確認支持。

3.有序且全面的參與：如果要確保大家的聲音都聽到，可以設計環節輪流發言。而且保證發言的有序性，可以請大家依照虛擬會議上人象的順序直接接著說，每人每次一條，可以來好幾輪。

4.採用資訊視覺化的方法：例如輪流共用螢幕(想好的主意寫好之後共用螢幕來進行展示)、或者將想法畫在手邊的紙上，拍照傳到群裡。

5.制定有利互動的參與原則：提前將開會原則事先發到群裡，之後共識後保證都按照這些原則來執行，規則保證非常重要。

6.確保個人進行思考：可以用腦力書寫(Brainwriting)的工具來幫助大家進行頭腦風暴，先個人思考靜默，寫下對該主題所有的想法，再邀請大家從想法中逐次來表達介紹，聆聽彼此去掉重複想法

困難點 B. 缺乏正式的開會氛圍以及紀律(分心與干擾因素)

➜ 挑戰的實際體驗

• 沒有辦公室的氛圍(老闆需要給小孩做飯)
• 不正式(沒有開會正式的感覺)
• 紀律問題
• 容易分神
• 線上會議如何保證參與度，畢竟大家可以看著螢幕就幹別的了

➜ 關鍵的作法與建議

分心與干擾因素

1. 前期準備

• 讓對的人參加對的議題，也讓大家知道該議題為何需要你的貢獻；
• 會前準備通知：說明會前目的、目標，讓參與者提前準備思考，帶著想法來；
• 有同學分享具體案例: 我專案方案就隨附學習要求。要求必須手機和電腦兩終端線上；要求必須保持一個人的空間；遲到或不發言的，必須紅包十塊等，助理專案前，確保每位成員參加測試，統計終端與空間情況等。要求是蠻高的。

2.調整心態

• 接納：虛擬環境下每個人所處的實體環境本來就會有的干擾因素，接受並放下。

3.運用引導工具

• 提問：此時更考驗引導者能否問到引發參與者思考的問題。如果問偏了或者讓人無法清晰理解，則更增加分心的可能性；
• 多元的參與方式: 如果總是開放式討論，也許講話的人就總是那幾位。引導者可以預先想好並設計變幻不同的參與方式(個人、小組、全體)，前提是充分瞭解平臺的功能；
• 視覺化: 螢幕共用（視覺化資訊），或者邀請大家打開攝像頭，大家預期被看見也許會自我排除分心與干擾。
• 記錄: 邀請大家將觀點寫下來(發送到群對話方塊或者雲端)。由於對於產出有預期，個人就比較不會分心；參與者在發言前，引導者能簡要重複上一位觀點；

4.會議管理

• 會議切割時段：給予一定休息時間、並進行階段性回顧複盤；
• 建立發言規則：比如每個人都要發言，但是每次只有一人會發言。

困難點 C. 資料視覺化有挑戰，導致資訊雜亂

➜ 挑戰的實際體驗

• 圖示表達有難度
• 技術上有局限(展示slides ok但互動式視頻有難度)
• 資訊雜亂/不夠視覺化

➜ 關鍵的作法與建議

資料視覺化展示有挑戰，導致資訊雜亂

• 在虛擬會議平臺如何做資料視覺化呢? 由蘋果同學分享自身經驗：
• 數位板是硬體，但本身沒有白板軟體，我的電腦是mac，無法用希沃5，於是我就OneNote來替代白板軟體，效果也挺好的。(附圖) 我還可以同步到我家電視上，我平時會有不少小會在我家客廳開，所以，以後可以用這樣的方式，線上線下，同步工作。挺好用的。

(圖：蘋果同學引導時的工作臺設置，加上數位板運用Onenote以促進視覺化)

困難點 D. 虛擬平臺技術與設備的局限與挑戰

➜ 挑戰的實際體驗

• 網路不好沒有信號作為不參與的藉口
• 流暢度設備平臺本身的影響(會議工具)
• 軟體使用不同頻

➜ 關鍵的作法與建議

這一類問題不是引導方法可以克服，目前有同學們分享相關虛擬平臺的技術與支援，提供給大家參考：

• 遠程辦公新姿勢 芝麻開門啦！http://book.skbook.cn/book/299/
• 遠程辦公線上協同專題分享 https://mp.weixin.qq.com/s/9ldjCnj0bwZYgWj-CE2aOg
• 見屏如面，訊飛聽見教你如何遠程辦公 https://mp.weixin.qq.com/s/Z9luV7bzDoBLAj4mcgRIaw

困難點 E. 觀點的交流與連結受限

➜ 挑戰的實際體驗

• 容易各說各話，不容易關注到別人
• 發言的格式化
• 發言的排序會插不上嘴

➜ 關鍵的作法與建議

會議當中要能引發團隊智慧，就需要成員的觀點交流與連結，而在虛擬環境當中，我們看不到彼此，很有可能只顧著說自己的想法，這時候該怎麼做才能促進觀點的交流與聯結呢?

1. 協助參與者以清晰的方式表達自己：

• 鼓勵大家用更短更精煉的語言表達，或給予有限的發言時間
• 不是只有講自己的想法或結論，把推論與假設也都充分表達
• 給大家簡單的outline(會議大綱)，讓大家清晰每個時段討論什麼主題

2. 引導者給予談話的框架：如果沒有要求發言內容是回答哪些明確的問題，大家很容易談得無邊際。引導者可以事先設計談話的「框架」，例如：

• 讓提出話題的人先講訴求是什麼、要解決什麼問題、得到什麼幫助
• 給予流程上的順序要求，例如: 第一步要先澄清；大家再給一些回饋
• 幫助聚焦: 請提出問題的人再整合大家目前的想法；讓大家集中在同一個話題(大家要聚焦在同一個方向/目標上，過程中也要在校準)

3.鼓勵參與者對他人好奇：

• 會議中既要表達自己，也要對他人好奇，這樣觀點的多元連結才會發生。例如: 引導者可以預設發言的好奇框架。請每一個人發言結束之後，請他提問，看看他對哪一方面的想法感到好奇。
• 協助組織修練每個人的內在狀態：羅傑．施瓦茨在專業引導技巧一書當中，提到促進交互學習的心態有八種關鍵行為：

1.) 陳述觀點並真誠發問

2.) 分享所有相關資訊

3.) 使用具體例子並就重要詞彙的涵義達成一致

4.) 解釋你的推理與意圖

5.) 聚焦利益而非立場

6.) 檢查假設和推論

7.) 共同謀劃下一步

8.) 討論不便討論的話題

詳情可以閱讀該書第五章。你可選擇適當的時間將八種關鍵行為介紹給大家，時間有限的情形下可挑選與這次開會的團隊高度相關的作為提醒，編寫成參與原則來協助大家。

4.會前給每個與會者分配不同角色：會議當中可以有多元的角色(參照先前曾寫過的四種角色的文章)可以促進會議觀點的激蕩，可以適時在會議當中分配運用。

 

困難點 F. 人數多的時候如何有效參與

 

➜ 挑戰的實際體驗

• 30人以上的大型會議有什麼特別的方法嗎，如何發言就成了很大的問題

➜ 關鍵的作法與建議

“30人以上的大型會議有什麼特別的方法嗎？”

虛擬會議中如果必須要30 人一起參與的話，這種會議還是蠻有挑戰的，有沒有什麼特別的方法可以讓我們化挑戰為力量呢？專業引導師共創給出了一些方法可以供大家酌情參考：

1.提前發送會議須知和會議流程給參與者：這樣可以讓參與者更清楚自己的角色和在不同環節的貢獻是什麼(參與的程度低/中/高，對於參與者的要求是很不一樣的)；

2.制定參與的規則：30人的線上討論避免混亂事先制定會議整體的參與規則是非常必要的(比如: 每個人發言儘量簡短講重點、尊重的傾聽…)，也可以根據不同的環節或者話題制定不同的參與規則或發言順序，確保充分參與 (比如: 接下來15分鐘我們五人一組，請在你的討論群裡面討論「針對XX問題的創意解決方式」確保每個人都能充分發言，並且有人紀錄發回大群組。)

3.參與的形式：如果只是開放討論，一小時的會議讓30人平均一人只能說兩分鐘的話，很難達成結論。也很有可能同時發言或一言不發。這些在虛擬會議中都是個挑戰。人數多的時候要做到3點: 1. 儘量分組進行討論，每組選出一名小組的帶領人。2. 會前告知帶領人他需要帶領環節的目標、流程和產出是什麼。3. 同時記錄小組的討論產出，再各小組逐一呈現成果，再匯總，再決策共識。（事先選好代領人再分組和隨機分組的區別在現場受使用會議軟體功能所限，分組速度會有影響。

4.清晰準確定義小組討論的話題：描述是否清晰、準確這一點非常重要，如果話題的邊界不清晰會讓討論現場發生很多質疑和詢問，這會嚴重影響會議時效，也建議會議引導者在分組討論前將話題陳述後詢問一下與會者是否理解一致，同時為確保回答的準確性引導者最好示範一個回答的例子，告訴參與者什麼是好的回答什麼是不好的回答，再開始討論。

5.確保速度的引導作法：虛擬會議引導的挑戰很多時候也來自於網路速度和會議軟體本身，最好有一個副引導師，幫忙分組，幫忙做技術支援，（例如掉線等幫忙加上），同時也要考慮替補的軟體（發生使用意外馬上啟動另外一個），很多軟體本身的功能也都各有千秋，為了虛擬會議效率或者多樣性也建議可以多軟體同時應用，比如微信群、QQ群等。

6.選擇有分組功能的會議軟體：虛擬會議軟體只要有分組功能的，是可以做到像“世界咖啡（一種引導方法）”那樣的效果的，大家可以輪流補充，讓集體智慧發揮的更充分。例如：Zoom, Abode Connect軟體分組的時候就可以實現這個功能。

 

困難點 G. 時間長的時候如何有效參與

➜ 挑戰的實際體驗

• 線上長時間（持續4-5個小時）會議怎麼開

➜ 關鍵的作法與建議

時間長的時候如何有效參與

1.開短時聚焦的會議

• 化整為零，比如45分鐘一次（按議題來進行）
• 原則上不要開4-5小時的，90-120分最多
• 確實需要時就分成上下午兩場或分2天來進行
• 把話題聚焦到特別小，利於短時間討論
• 控制15人以內

2.設計適合線上的會議過程

• 把更多準備和單獨交流的工作前置，只用線上做最主要的討論
• 用軟體增加雙方（帶領者-參與者）的協作參與，減少語言的長短表達
• 增加PPT中的圖片和動畫（視覺化）
• 增加白板記錄、共用文件的輔助
• 設計成連續的專案制的會議，有利於確保參與
• 安排小組的助手協助

3.安排間斷性的放鬆活動

• 中間請大家站起來，動一動來放鬆
• 讓大家輪流發言（每人一句話、一個詞、一個提問）
• 讓參與者邀請其他人來發言（強迫聆聽）

 

困難點 H. 如何確保資料保密性

➜ 挑戰的實際體驗

• 現在是在績效通曬季（就是管理團隊會做在一起，拿彼此的資料出來對焦，彼此團隊績效是怎麼分佈的，是否合理，互相給意見和挑戰），這時會有敏感性資料投出來，遠端怎麼避免資料外流

➜ 關鍵的作法與建議

保密性的挑戰並不是使用引導方法就可以克服，卻也是一個引導的挑戰點，邀請大家共同思考解決方法，也歡迎大家在公眾號上留言討論！

 

 

總結

各組的分享中，我綜合考慮大家的建議，初步總結成幾項虛擬引導時候能提升效能的關鍵點:

1. 調整心態與預期：接受虛擬會議本來就會有的干擾因素，並且降低對於速度與效率的預期。限制條件比較多的情況之下，要能開更有效的會，有許多會議主持人與參與者都會前先作好的準備以及事後的跟進。如果客戶對虛擬引導沒有合理預期和包容接納，線上虛擬引導發生的各種不可預見的小問題很有可能會給未來線下的實體引導合作帶來風險。提醒會議組織者要考慮相對大型、挑戰性主題(比如有信任問題或者風險較高的議題)的引導在初期不太適合採用線上虛擬引導方式。

2. 以對的問題建構會議流程：首先要明確會議要產出的成果，這就會幫

助你找到對的人來參會，以及該問的對的問題。可以從會議最終想要的成果倒推回來，這次虛擬會議當中有哪些一定要問的問題，在有限的時間之內才能得到我們要的成果。這時加倍考驗引導者的能力，因為虛擬會議本來就有許多限制條件以及干擾，我們每個問題都要問在刀口上。

3. 活用參與形式：要能讓參與者保持參與的活力與積極度，引導師在虛擬環境之下要格外下功夫。如果虛擬會議都是開放式討論，很容易造成只聽到少數人的聲音，而且每個人如果都只是輪流講一句話，時間就到了。這時需要引導師考慮虛擬平臺的能力，善用多元的參與形式。大方向是要綜合多個交流介面(比如: 語音撥入釘釘、視覺化產出Word共用、小組討論各自拉群)。這對引導者的引導能力是個考驗之外，還往往需要搭配科技熟練的副引導師處理虛擬平臺上的技術問題以及引導得出的需要綜合的資訊。

4. 會議的管理: 由於虛擬會議的時間很容易因為干擾與技術問題而流失，這更加考驗了我們會議管理的能力。會議事前、過程中、會議之後，各需要做哪些事情，才能管理好議題相關的資訊(輸入/輸出)、管理好參與者的預期、管理好參與者的能量狀態，確保輸出有品質的會議結果。

 

最後附上樹金寫的一首打油詩來總結我們的分享:

線上培訓多次見

圖片動畫克疲倦

中間來點小放鬆

安排任務相互練

 

線上開會力求短

一兩小時較常見

絕對聚焦小議題

每會最多一兩點

 

共用流程在桌面

沒話靜音不搗亂

分組討論需助手

白板WORD記關鍵

 

線上會議有風險

各種軟體怕斷線

更多工作往前置

上線咱就聊關鍵

 

把這些專業引導師給大家的建議，開始在你下一個會議試試看吧!!

也歡迎大家提出其他關於虛擬引導時遇到的疑惑。我們可以繼續這個專題研討。