作者 | Lawrence Philbrook
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1 開放空間科技的緣起
1983年，哈里森•歐文（Harrison Owen）有機會組織了一次國際會議，250人規模，花了將近一年功夫籌備。籌備會議過程中的諸多挫敗，使得他下決心不再搞這種事！可是會後的回饋令他感到驚訝：所有與會者雖然都覺得會議整體來說很棒，但其中最有用的卻是咖啡茶歇時間。大家最喜歡的不是他花了一年努力準備的環節，而是他完全沒有用力準備的環節：茶歇！
哈里森•歐文突發奇想：能否把咖啡茶歇時間的興奮感，與高效的會議結合在一起呢？更重要的是，能否在更短的時間裡完成所有籌備工作呢？如果能找出會議的基本機制，或許就可能從而發展出一個簡單到不會失敗，而且能夠抓住咖啡茶歇時間所天生具有的自然力量的方法。
哈里森回想起六十年代他在西非做攝影記者時，曾目睹土著部落的開會儀式——眾人圍成圓圈討論重要的議題。每個人都有說話的機會。經過多方研究世界各地的土著部落的不同文化，再加上不斷嘗試，「開放空間的會議技巧」於是誕生了！這就是開放空間科技（Open Space Technology）的起點。
自上世紀80年代問世以來，開放空間科技(Open Space Technology)已成為風靡世界的開會方式。這種方法廣泛的在世界各地、各行各業，被運用來討論各種議題。尤其是，當議題需要包容多元性意見、具有潛在衝突、有急迫性、而且沒有人知道正確答案的時候，「開放空間科技」就是一個有效的運用團隊智慧、引發熱情與責任、尋找答案的開會方式。
Lawrence Philbrook (Larry，費樂理）
這次我們特別邀請了擁有50年社區發展工作經驗的資深引導師 Lawrence Philbrook（Larry，費樂理），來與我們分享他認識開放空間的有趣經歷、多年使用開放空間科技的心得以及給開放空間科技學習與實踐者的建議！
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2 作為引導師的成就感
有太多的事情帶給我成就感，除了身為引導師，我同時也是訓練引導師的培訓師，並與許多引導師合作，這些經歷都以不同的方式帶給我成就感。
當我看到我所訓練的人，憑藉自身努力成為傑出的引導師，這讓我獲得成就感。我與許多引導師共事，這讓我能夠持續學習成長，這也是一種成就感。我能夠在每一年做不同的事情，這是一種成就感。
但我認為身為引導師最重要的成就感是來自我所引導的團體、客戶，能夠獲得新一層的洞見，或是新一層次的發現，對自己有更新一層的瞭解，更瞭解他們有哪些選項，並作出選擇。
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3 如何接觸到開放空間並使用
我自己初次接觸開放空間科技是在1988年，那時候我所屬的ICA，也就是文化事業學會，邀請哈里森•歐文在我們的全球研討會引導一場開放空間會議，我那時覺得這是我這一生看過最愚蠢的方法。隨後在2000年，我們決定在臺灣舉行開放空間會議，因此我又再度參與了一次，結果我發現這是一個能夠幫助人們做決策的絕妙方法。我在2002年遇見哈里森•歐文，我稱讚他進步了，但其實是我的認知改變了。
也就是說在開放空間會議裡，我們掌控了自己的選擇、自己的流程與自己的決定，讓事情能更有效的推進。1988年那時我還無法如此開放，我那時對於引導、團體流程的詮釋比較局限，並且對於許多事物有著根深蒂固的假設，然而開放空間會議本身是開放的，這也是為什麼它會叫做「開放空間」，這是我的認知與理解發生了轉變，這也同時啟發了我日後使用開放空間科技的時機，所以我不會對所有團體一律使用開放空間科技。
我會先看團體的情況，而開放空間科技會是其中一個可能會使用的流程。剛好我跟某位朋友談到她在臺灣進行的一個項目，她在考慮是否要用開放空間科技或是其他方法，她描述了團體的情況，情況是那個團體需要新的洞見，他們需要新的點子，而且主題很複雜，情況很複雜，又有上百人要參與討論，所以對我來說那是使用開放空間科技的最佳時機，因為開放空間科技不會限制團體的選擇，開放空間會議會有一個大方向的焦點問題，但是團體可以決定他們要如何處理這個焦點問題。如果能夠進行二到三個時段，一整天會一天半的開放空間會議，這會讓團體有機會拓寬思維。所以我一次又一次的體會到開放空間能夠帶給團體如此深刻的機會。對那位元朋友的情況，開放空間正是她所需要的。
她那時正在考慮是否使用世界咖啡館或其他方法，這些都是很好的方法，但是使用這些方法的時候就得先設定問題，這會在某種程度上窄化團體的焦點，而如果你真的不知道該如何是好，窄化焦點不必然對團體有幫助。所以利用開放空間來幫助團體拓寬思維，然後再用其他方法幫助團體彙整思維，開放空間可能是我見過最能夠幫助團體拓寬思維的方法，所以我曾經在世界各地運用開放空間幫助創新團體。
開放空間是相當有效的大團體流程，因為一旦團體超過四、五十人，要讓他們彼此之間能夠深度對話實在是相當困難，而此時開放空間科技的效果就會相當好。
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4 真實案例分享
我最初對一個大團體使用開放空間科技的時候，那是一個臺灣客戶，整個團體有180人。那時會議有兩個目的，其中一個是要讓兩個不同的組織能夠更緊密的合作，並且做出決策踏上新的成功道路，因為他們當時正在走下坡路。
當時開場後，所有與會者立刻站起來離開會議室，那時我正坐在他們的執行長旁邊，我假裝那是一個很正常的現象，心裡其實不知道那是怎麼一回事，我說「別擔心，這個是正常現象」。
大約十分鐘過後所有人都回來了，大家開始寫下題目展開討論。然而剛才發生的狀況其實是他們在會場外討論：「我們要這麼誠實嗎？」 「我們要真的和彼此討論嗎？」 「我們真的要討論所有該討論的題目嗎？」。因為在組織中有階層和勞資關係，這又是兩家不同的公司，彼此間可能有某種程度的競爭關係，但是當他們回到會場後一切都變了，因為他們願意和彼此討論，他們決定要和彼此討論，所以那個團體在當天和隔天產出了大量的資料。我們把那些討論記錄帶到領導層的後續會議，領導層運用團體智慧產出發展策略，並且發展出組織變革的流程。
對我來說，這是說明開放空間可以如何幫助團體決策的最佳案例。
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5 對開放空間學習者的建議
對於引導師的好消息是，在開放空間會議中你並不需要做很多事情，對於引導師而言較困難的是如何籌備開放空間會議。
在開放空間會議當天你不需要做很多事情，但你必須做大量的籌備工作，包括確定客戶決定好焦點問題、他們的需求、會議的情境、條件與範疇等等的東西，所以比起在開放空間會議的現場，你在籌備期間會有更多的事情要做。
會議本身可能只有一天或兩天，但是你可能會為了籌備會議先跟主事者先開過五六次會議了，幫助他們做好準備。在開放空間會議一開始的時候，主事者會站起來跟大家打招呼，說明邀請大家出席會議的原因，而團體必須對此很清楚，才能夠全然的現身及參與。所以身為引導師，你在那天的角色並沒有很吃重，在你做完開場後就只要看著現場就好了。
開放空間科技的創始者哈里森•歐文，說他總是喜歡在開場後就回房間去打個盹，因為他不想讓團體以為他會負責管理開放空間會議。那的確是有點激進，但是理念是對的，因為開放空間是開放的，所以團體和個人都必須自己做決定。
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6 如何讓客戶相信你的價值
如果說引導師在開放空間會議中並不需要做很多事，那你如何讓客戶相信你的引導是有價值的呢？
這的確是人們使用開放空間科技的困難之處，我個人從來沒有碰到過這個問題，因為我和客戶有長期的合作關係，曾經在不同的工作上共事過。過去我的確聽過有引導師被客戶質疑，“如果你沒做什麼事情，為什麼我要付你錢”。
我想，關鍵是讓他們知道你在籌備期間所做的工作，並且讓他們瞭解整個改變的過程，但是如果到最後他們並不覺得有什麼改變，通常是因為他們沒有覺察到，或是他們對於所發生的事情有不同的看法，這時你就必須去面對客戶的回饋。
我通常在使用開放空間會議之前，會先安排比較結構化的流程，來設定情境並建立團體內的互信，但是你無法保證。如果到最後他們沒法發現你做了什麼，他們就會認為你什麼都沒做。
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7 未來的應用前景
我想未來會有更多的團體需要開放空間科技，一部分是因為越來越多的團體面臨複雜的情境，並且無法確知接下來會發生什麼事，因此讓團體拓寬思維，並探索不同的觀點將會有相當的價值。
我覺得，我們正位於虛擬會議引導和現場會議引導的過渡階段，我還不確定這對大團體或小團體流程有什麼意義，但我感覺應該會造成某種影響，有些人正在致力於發展開放空間形式的線上流程，讓人們能夠以非同步或同步的方式一起共事。
所以我認為開放空間科技的概念與做法將持續成長。
