作者│鐘琮貿

場景

• 今天這場會議是要來討論如何開展展場促銷活動的問題。大家一坐下來，主席老趙就問：「這場活動要怎麼辦，請大家提提意見。」這時其他人面面相覷，不知從何回答起。
• 其中一個人發言了：「老趙呀，我們都還沒把展場條件及可能有的問題搞清楚呢，胡亂提意見不靠譜呀！」
• 老趙一想也對。但這時該怎麼討論比較好呢？老趙手直騷頭，只說「對、對、對。」又不知該如何是好。

解析

• 這是會議當中常見的場景。在討論的問題有點複雜的時候，無法你一言我一語就討論出成果。
• 這種情況好像需要有一些討論的步驟比較好，但是主持或引導會議的人又不見得知道怎麼安排這些步驟。
• 這時，讓大家一起共同創造出議程，或許是個可行的辦法。

做法

在上述的場景中，老趙可以這樣做：

1. 1. 請大家分小組討論一下，把這個會議應該要討論及回答的問題寫下來在白紙或報事貼上，一張寫一個，用粗一點的筆寫。(例如：「展場的面積及形狀？」「來參展的競品？」「活動的基調？」「我們要突顯的品牌特色？」等等)
   2. 在會議室牆上清出一塊空間，把寫好的白紙或報事貼貼到牆上。(白紙可用美紋紙膠帶貼)
   3. 請大家看看這些白紙上或報事貼上的問題，並提意見哪些需要先討論，哪些需要後討論。可由一個人作代表，依大家意見把問題順序重新排一下，從左排到右，代表從先到後。有些類似的問題不分先後的，就放成一群。
   4. 順序排完之後，議程就出來了。大家依照問題順序討論就行了。

原理

• 參與會議的人都各自有想要獲得的資訊、想要討論的問題、想要聽的意見，這些都構成需要交流的內容。
• 所以，當主持人或引導者對於會議的議程安排不是那麼有把握的時候，不妨讓大家先從討論當中跳出來，把需要交流的重點安排一下，按部就班進行。通常參與者就會覺得重新安排議程後對於討論很有幫助。

需要留意

• 用「問題」的形式來表達議程中的專案是比較精准的，提醒大家要寫下「問題」而不是「答案」，也別寫著寫著就討論起答案來了，協助大家集中心力把「問題」寫好。
• 在排完問題順序之後，如果發現會議時間有限，無法討論到每一個問題，也可以先選出那些這次會議要討論的問題，在問題紙或報事貼上面作記號。會議中就討論這些作了記號的問題就好。