作者│黃意鈞
序言
開放空間科技（Open Space Technology）是世界知名的引導方法，自從在1985年首次被使用，至今它已經被應用在世界上不同的地區、組織類型與文化情境。
開放空間科技的運作方式是它最主要的特色。在一場典型的開放空間會議中，會議的議程是由參與者現場決定。當議程設定完成之後，參與者會自行決定要加入哪個議題參與討論，而每一個議題開始與結束討論的時間，也可以由參與者自行決定。開放空間的另一個特色則是參與者的人數限制。毫不誇張地說，開放空間科技很可能是最不受參與者人數限制的引導方法，少則5人，多則可以到5,000人！
相較於其他引導方法，「效率」也是開放空間科技的一大特色，它能夠在相對短的時間內，讓許多參與者共同討論複雜的議題，並且產出後續的行動（即使最初並沒有預設一定要產出後續行動）。此外，在討論過程中，參與者往往能夠樂在其中、展現高度的自主性與投入度。這顯示開放空間科技不僅有效，而且還「很好玩」！
過去曾有人從不同角度分析開放空間科技的運作原理，例如 Harrison Owen（開放空間科技的創始人）曾經從複雜科學的角度切入，談論開放空間科技的自我組織（self-organization）的特質；德國埃爾朗根-紐倫堡大學的社會學教授 Nicole J. Saam 也曾經從市場理論及公共選擇理論來解析開放空間科技，而這次我想要從系統思考（Systems Thinking）的角度，來聊聊我所認識的開放空間科技。
系統思考與對話場域的運作系統
系統思考的核心概念是「回饋環路」（feedback loop），它指的是一個系統的輸出（output）會回過頭影響系統的輸入（input）並且形成迴圈的現象。根據環路對於系統所造成的影響，我們可以把環路分為兩類，第一類是增強環路（reinforcing feedback loop），它能夠讓系統的輸出不斷地增幅，促進系統的成長或改變，但是當它的作用過於強烈時，會導致系統崩潰；第二類是平衡環路（balancing feedback loop），它能夠讓系統趨於穩定，讓系統的輸出與預設的目標達成平衡，而如果它的作用太強，可能會讓系統過於僵化，使變化難以發生。
基於這兩類環路作用強度的不同，美國系統心理學家、組織顧問 David Kantor歸納出三種影響團體動態的運作系統，分別是封閉系統、隨機系統與開放系統，它們的特色分別介紹如下：
- 封閉系統（Closed System）
封閉系統是由平衡環路所主宰，並且構成了維持系統穩定的機制。儘管改變還是有可能在封閉系統當中發生，平衡環路卻會小心翼翼地調節改變的過程，把改變的步調限制在可接受的範圍內。如果改變突然發生，平衡環路會立即壓制改變，以減輕改變造成的不安。在封閉系統的運作下，團體會特別重視決定發言權利與發言內容的流程或規則，也就是「誰有權發言」以及「什麼能說、什麼不能說」。
- 隨機系統（Random System）
隨機系統是由增強環路所主宰。在這類系統當中，新的想法或創意會受到鼓勵，而且可能會在任何時刻來自團體中的任何人。此外，在對話的過程中，領導者的角色不是固定的，任何人在任何時刻都有可能扮演領導者的角色。在增強環路的運作下，個人不會受到限制，而且團體有較高的機會發生蛻變式的改變。
- 開放系統（Open System）
開放系統當中同時有增強環路與平衡環路的作用，而且又以前者為主。在這類系統當中，新的想法與挑戰是受到歡迎的，而且團體能夠容忍他人與自身不同的觀點。與隨機系統不同的是，團體的領導者在需要達成共識的時候，會運用平衡環路來結束討論（包括決策的規則與流程），使團體能夠快速採取行動。
開放空間會議中的運作系統
從上述對於三類運作系統的描述，我認為開放空間科技試圖營造的對話場域介於開放系統與隨機系統之間，也就是讓團體運作系統的增強環路作用極大化，並且將平衡環路削弱到最低程度，只維持最低限度的作用。例如，透過讓參與者自行安排議程，參與者能夠藉由安排他們關心的主題來表達他們的想法，透過「雙腳法則」的作用，參與者能夠隨時離開某個議題小組、加入到另一個議題小組參與討論，這使不同參與者之間的想法將更能夠相互激蕩，進而產出更多的想法，這些都是開放空間科技當中能夠用來強化增強環路的設計。
要理解開放空間科技如何削弱平衡環路，就不能不提到開放空間的「四大原則」，包括：
- 來的人就是對的人；
- 發生什麼就是當時只能發生的事；
- 何時開始都是對的時間；
- 結束的時候就結束了。
這些原則能夠降低開放空間會議參與者的執著，降低參與者認為「什麼事情應該要發生或不應該發生」，或是「什麼人應該出現或不應該出現」的堅持；也就是說，這些原則削弱了平衡環路對於系統的束縛，讓新的想法與改變更有可能發生。儘管如此，開放空間會議的討論並不會無止境的進行下去。在一場典型的開放空間會議，當討論進行到一定程度時，引導者會邀請參與者流覽各個議題的討論成果，並且根據各議題的重要性排出優先順序，最後彙整出後續行動，這是平衡環路在開放空間會議當中所扮演的積極作用，協助團體產出結論並且展開行動。
結語：引導者/領導者的下手處
透過系統思考瞭解開放空間科技的運作原理，對我們有什麼實務上的意義呢？這可以從兩方面來看。首先，我們可以開始思考，往後我們在引導開放空間會議的時候，我們可以多做什麼（或是少做什麼）來影響增強環路，讓參與者的想法能夠激發出更多新的想法？同樣地，我們可以多做什麼（或是少做什麼）來影響平衡環路，以避免參與者受到不必要的束縛，或是讓參與者的想法能夠更有效地收斂、彙整？
另一方面，同樣的思維也可以運用在其他沒有使用開放空間科技的會議。不論是作為引導者，或是團隊的領導者，在安排每一次會議時，我們都可以思考：
- 在這次的會議，我希望創造出什麼樣的運作系統？什麼樣的運作系統，是團隊此時此刻最需要的？
- 為了創造這個團隊所需要的運作系統，增強環路與平衡環路的強度必須被調整到什麼程度？
- 我可以用哪些方式來影響增強環路與平衡環路的強度？例如，如果我想要強化增強環路，我可以做些什麼（或是不做什麼）來讓參與者的想法能夠相互激蕩，產出更多新的想法？如果我想要影響平衡環路的強度，我可以做些什麼（或是不做）來改變參與者在參與會議時所受到的限制？
參考文獻：
-
Kantor, D. （2012）. Reading the room: Group dynamics for coaches and leaders. John Wiley & Sons.
-
Owen, H. （2008）. Wave rider: Leadership for high performance in a self-organizing world. Berrett-Koehler Publishers.
-
Saam, N. J. （2004）. Towards a rational foundation of open space technology. Organization Development Journal, 22（1）, 76.
