作者│許逸臻

團隊決策的三個階段

從共識的凝聚到行動的確立，這就是所謂的團隊參與式決策。從團隊決策的動態來看，隨著時間推移，可分為三個階段，分別是

發散期→動盪期→收斂期

通常如果是簡單的主題，例如「公司的贈品筆用完了，明年該找哪一家廠商？」，可能從發散出來的幾個想法中，很快就能選出一家最適合的廠商，無須經過動盪期和收斂期。

然而，有些題目是無法這麼容易就產生答案的。例如，「公司在未來數位化時代裡，該如何找到生存的利基？」這類的題目就要經過更深入的討論。這時，可以安排一至兩天來進行討論，並且事先收集資料。當大家把這些從內外部收集來的資料帶到會議中，就像每個人拿了一塊拼圖來開會，能有助於彼此對於現況有更客觀的瞭解。如果沒有這些資料，到時大家各講各的，不知道自己正在什麼樣的位置上，卻要去觀想未來就會感到困難。

在開會前，引導者可先說明參與的原則，避免一些負面的團隊行為發生。例如：

1.「尊重的傾聽」。大家可能因為共事很久便自認為很瞭解彼此，在會議中要把先入為主的觀念放到一邊，傾聽對方在說些什麼。

2.「以我真實的觀點來分享」。例如，Ａ業務員說：「以我跑業務十年的經驗，在南部地區我經常看到的現象是……。」而不是說：「我們南部的客戶都…….。」這就會很籠統。

3.「是的，而且……」。這適用于會議中時常互相批判的公司。以往，大家可能喜歡對於別人的意見說：「但是，……」，這會讓成員覺得好像意見被否定。因此，當Ａ說了一個想法，Ｂ可接著下去說：「是的，而且我還有另一個很不一樣的想法……」一旦有人不小心說「但是」時，彼此要互相提醒。

當大家進入發散期時，引導者應帶領大家思考，鼓勵大家提出多元觀點，並且不要評斷別人的想法。此外，要避免歸納或收斂的行為，例如，當Ａ的意見聽起來跟Ｂ的意見很像，引導者不應該直接把它們歸在同一類，而是透過適當的探詢，也許會發現Ａ的意見其實跟Ｂ仍有一些不同的地方。如果在這個階段就進行收斂，不僅讓討論流程陷入混亂，也限制了成員的自由發想。

此外，人數多寡會影響引導者用什麼樣的方式來帶領大家討論，如果只有七、八個人，可以採用一般例行會議的方法，如果人數有十幾二十人，則可運用世界咖啡館、團隊共創法等做法。(待續)

延伸閱讀：如何在會議中凝聚共識(上集)